O que é um Evento KAIZEN™ e como promove uma Cultura de Melhoria Contínua? ​

Os Eventos KAIZEN™ são elementos-chave das jornadas de transformação organizacional. Estes eventos representam uma forma eficaz de organizar as equipas de projeto para resolver um problema desafiante ou para implementar uma solução inovadora para uma necessidade existente. Estes workshops intensivos reúnem equipas multidisciplinares com o objetivo de desenvolver soluções e implementar melhorias práticas e mensuráveis. Neste artigo, exploraremos em detalhe o que são os Eventos KAIZEN™, como implementá-los e que benefícios esperar desta abordagem transformadora.

O que é um Evento KAIZEN™?

Focado na necessidade de melhoria da organização, um Evento KAIZEN™ é um workshop intensivo geralmente divido em 3 fases:

1. Preparação

Nesta fase, os dados relevantes são recolhidos e o equipamento e material necessário é preparado. É importante ter uma compreensão clara do processo ou área que será alvo de melhoria.

2. Implementação

Durante esta fase, a equipa concebe e testa soluções para melhoria do processo ou área identificada. O trabalho é realizado de acordo com metodologias KAIZEN™ normalizadas.

3. Follow-up

Após a implementação, os resultados são monitorizados e eventuais desvios são corrigidos. É importante acompanhar os resultados e avaliar o impacto financeiro das melhorias realizadas.

Na execução de um Evento KAIZEN™, existe um conjunto de regras que devem ser seguidas para garantir a sua eficácia:

1. Trabalho em equipa multidisciplinar

Um Evento KAIZEN™ deve envolver uma equipa multidisciplinar, com representantes de diferentes áreas e com competências distintas. Isto promove uma visão abrangente e diversificada para a resolução de problemas e a implementação de melhorias.

2. Alinhamento e foco num único tema

É essencial que todos os membros da equipa estejam alinhados e focados num único tema durante o evento. Desta forma, é possível garantir uma direção clara e evitar dispersões que possam comprometer os resultados.

3. Objetivos quantificados

Os objetivos do Evento KAIZEN™ devem ser mensuráveis. Ao estabelecer metas específicas a equipa poderá acompanhar o progresso e avaliar o impacto das melhorias implementadas.

4. Duração definida (dias intensivos)

Um Evento KAIZEN™ deve ter uma duração bem definida, geralmente realizado em formato intensivo. Esta abordagem concentrada permite que a equipa se dedique totalmente à implementação das melhorias, acelerando o processo de mudança.

5. Trabalho de Preparação

Antes do Evento KAIZEN™, é fundamental realizar um trabalho de preparação adequado. Esta questão pode envolver, quer a recolha de dados, quer a preparação de materiais e equipamentos necessários para os dias do workshop.

6. Atividades no Gemba

Durante o evento é crucial que as atividades sejam realizadas no GEMBA (local onde o trabalho é realizado), permitindo que a equipa observe e compreenda melhor o processo e identifique oportunidades de melhoria.

7. Implementação Imediata

As melhorias identificadas durante o Evento KAIZEN™ devem ser implementadas de forma imediata. A implementação rápida das soluções evita atrasos e garante que os benefícios são obtidos o mais cedo possível.

8. Metodologia standard (ferramentas KAIZEN™)

O Evento KAIZEN™ deve seguir uma metodologia standard, utilizando ferramentas KAIZEN™ testadas e comprovadas. Estas ferramentas ajudam a equipa a analisar problemas, identificar soluções e implementar melhorias de forma estruturada e eficiente.

9. Aplicação de contramedidas para uma rápida correção de desvios

Sempre que são detetados desvios nos indicadores de desempenho dos eventos, devem ser aplicadas contramedidas imediatas para corrigir esses mesmos desvios.

10. Acompanhamento dos resultados e cálculo do impacto financeiro

Na fase de follow-up dos Eventos KAIZEN™ é necessário acompanhar os resultados das melhorias implementadas e calcular o seu impacto financeiro. Isto permite que a organização avalie o sucesso do workshop e decida a necessidade de desdobramento da solução implementada para outras áreas.

Muitas organizações falham na implementação das melhorias que planeiam. A forma como os Eventos KAIZEN™ estão estruturados permite manter as equipas focadas na ação, possibilitando a implementação rápida e efetiva de melhorias. Um Evento KAIZEN™ é descrito por várias expressões que capturam a sua essência e abordagem únicas:

1. Learn by doing

Esta expressão sugere que a equipa deve testar e fazer por si própria. A melhor forma de se aprender é começar a fazer autonomamente;

2. Ir ao Gemba

Esta expressão procura sublinhar a importância de ir ao GEMBA, onde se acrescenta valor e onde é possível identificar as oportunidades de melhoria. As visitas ao Gemba sublinham a importância do pleno envolvimento das equipas na implementação das iniciativas.

3. Caça aos muda

Indica que a equipa deve estar sempre focada na identificação de muda (desperdício), para depois eliminá-lo.

4. Implementação Rápida

Os workshops não devem ser apenas para planear ações, mas sim para implementá-las no GEMBA. Todo o trabalho de preparação deve ser feito antes do dia do evento.

Quem deve participar num evento KAIZEN™?

Um evento KAIZEN™ deve envolver uma equipa multidisciplinar composta por membros de diferentes áreas e níveis hierárquicos da organização. Aqui, estão incluídos operadores, supervisores, gestores, especialistas técnicos ou qualquer pessoa envolvida diretamente no processo ou área que será alvo de melhoria. Os líderes das equipas naturais – os níveis de gestão – devem ser os líderes dos eventos Evento KAIZEN™. A participação de todos os envolvidos é essencial para obter diferentes perspetivas e garantir que todas as partes interessadas são ouvidas.

Qual a duração de um evento KAIZEN™?

Normalmente, um Evento KAIZEN™ dura uma semana. Durante este período, a equipa dedica-se intensivamente às atividades do evento, concentrando-se na análise, desenho de solução, testes e implementação das melhorias. Os eventos KAIZEN™ geralmente estão organizados em sprints de 3 meses.

Relativamente ao número de eventos, habitualmente, utiliza-se a regra de 1 evento para cada 10 pessoas, por ano. Ou seja, uma empresa com 100 colaboradores deveria realizar cerca de dez eventos por ano. Praticar é a melhor forma de dominar o processo e de fazer melhoria contínua.

Onde se realiza um evento KAIZEN™?

Um evento KAIZEN™ deve acontecer no Gemba, no local de trabalho onde se acrescenta valor. É neste ambiente onde o processo ou a área que precisa de melhoria ocorre. Realizar o evento no GEMBA permite que a equipa observe diretamente o processo em funcionamento e identifique muda, problemas e oportunidades de melhoria. Desta forma, os participantes podem ter uma compreensão abrangente do contexto e implementar soluções efetivas.

Quando deve acontecer um evento KAIZEN™?

O momento para realizar um evento KAIZEN™ pode variar dependendo das necessidades e circunstâncias da organização. No entanto, e de forma geral, os eventos KAIZEN™ são planeados durante os workshops de Value Stream Analysis (VSA). Nestes workshops, desenha-se um plano de implementação que inclui os eventos a realizar e o seu planeamento no tempo. Os workshops KAIZEN™ também podem ter origem noutro tipo de atividades, porém, habitualmente esta é a que tem um maior peso.

Como se estrutura um Evento KAIZEN™?

Dentro do universo dos eventos KAIZEN™, existem workshops mais transversais, como os 5S ou a normalização, ou workshops mais específicos, como Layout & Line Design, Standard Work, SMED, Supermercados, Mizusumashi, Kobetsu Kaizen, Auto-Qualidade, New Product Development, Otimização de websites, Value Selling, entre muitos outros. Ou seja, dentro das metodologias KAIZEN™ e Lean Six Sigma existem diferentes ferramentas disponíveis.

Embora cada um destes workshops possua metodologias específicas, com etapas claramente definidas, é interessante destacar que todos eles podem ser resumidos numa ferramenta essencial: o A3.

O A3 de 9 passos é uma ferramenta utilizada para estruturar e fazer o seguimento dos Eventos KAIZEN™. O termo “A3” refere-se ao tamanho do papel utilizado para documentar as informações relevantes sobre o workshop. A folha de papel é usada para criar um relatório conciso que segue uma estrutura de 9 passos.

Os 9 passos do A3 fornecem uma estrutura sistemática para abordar problemas e melhorias de forma lógica e abrangente. O uso do A3 ajuda a promover a colaboração da equipa, a comunicação clara e a normalização do processo de seguimento do workshop.

1. Definir o desafio

No primeiro passo do A3, é necessário identificar o problema do negócio, para quem é relevante e porquê é importante melhorar. É essencial garantir que o tema seja relevante para os objetivos da organização. O problema a resolver deve estar claramente descrito e para isso podemos utilizar a metodologia dos (5W1H)?

• Qual é o problema? (What?)
• Por que é um problema? (Why?)
• Onde se encontra o problema? (Where?)
• Quando se torna/tornou um problema? (When?)
• Para quem é um problema? (Who?)
• Qual é o impacto do problema? (How much?)

Além disso, é importante investigar tentativas anteriores de resolução do problema.

2. Mapear a Situação Atual

Neste segundo passo, é necessário descrever a situação atual. Para isto, podem utilizar-se ferramentas como o VSM (Value Stream Mapping) ou SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer). É importante que a situação atual seja apresentada de forma clara, lógica e visual. Devem-se identificar as oportunidades de melhoria da situação de partida e é essencial falar com dados e quantificar o desempenho atual.

3. Definir o estado objetivo

No terceiro passo, é necessário definir uma meta específica, utilizando objetivos SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound). É importante descrever os objetivos qualitativa e quantitativamente, além de estabelecer critérios para medir e avaliar o objetivo. Além disso, o objetivo deve ser claro e mensurável.

4. Investigar a Causa Raiz

Neste passo, é necessário perceber a razão para o problema ou necessidade existir. É importante identificar todas as possíveis causas, assim como, realizar pesquisas e utilizar técnicas como os 5 Porquês e diagrama de Ishikawa (espinha de peixe). O objetivo é encontrar as causas raiz e explicar os desvios em relação à situação ideal. É relevante garantir que a análise seja compreensível para todos e aborde todas as causas relevantes.

5. Desenhar Soluções

No quinto passo, é necessário identificar todas as possíveis soluções para alcançar os resultados desejados. Em seguida, selecionar a solução ou ferramenta que provavelmente trará os melhores resultados. Devemos também classificar as soluções utilizando ferramentas como a Matriz de Esforço e Impacto que pode ajudar na seleção das soluções a implementar. Ao escolher uma contramedida, deve-se também considerar soluções que foram bem-sucedidas em situações anteriores semelhantes.

6. Testar Soluções

Durante esta etapa, é importante avaliar o impacto das contramedidas e soluções propostas. É necessário realizar ensaios ou testes para se obter a confirmação de que a solução funciona e gera os resultados esperados. Também é relevante antecipar possíveis resistências que podem surgir durante a implementação das soluções. Avaliar o impacto, obter resultados concretos e garantir a viabilidade das soluções são aspetos essenciais para determinar se é adequado avançar com a implementação ou se são necessárias alterações adicionais.

7. Atualizar o plano de ações

Nesta etapa, é importante definir o plano de implementação e atualizar o plano de ações. O plano deve responder às seguintes questões: quem será responsável por cada ação, o que precisa de ser feito, quando e onde as ações serão realizadas e como serão executadas. Também é necessário considerar que eventuais problemas podem surgir durante a implementação e como lidar com a resistência antecipadamente.

8. Confirmar Resultados e Normas

No oitavo passo, é essencial analisar os resultados obtidos e verificar se o objetivo definido no passo 3 foi alcançado e é sustentável no tempo. Para isto, podem ser utilizados gráficos de tendências com a representação da “linha do objetivo”, para monitorizar os resultados de acordo com a frequência acordada. É importante recolher dados regularmente para verificar os efeitos das contramedidas e garantir que elas funcionam conforme o esperado. A sustentação da solução final deve ser feita através da normalização. Quando os resultados são validados é necessário garantir que existem normas que permitam garantir a estabilidade dos novos processos e que as pessoas estão treinadas nesses novos standards.

9. Consolidar e Melhorar

Neste último passo, é importante identificar as lições aprendidas ao longo do processo. Também é necessário antecipar questões de seguimento e garantir a melhoria contínua. No final, devem ser planeadas melhorias a aplicar no próximo ciclo. A comunicação dos resultados do evento KAIZEN™ e o uso de marketing positivo podem ser utilizados para motivar as equipas.

Impacto e benefícios dos eventos KAIZEN™

Um evento KAIZEN™ implica a entrega de resultados, pois pode contribuir para implementar um novo e melhor método de trabalho. Toda a equipa está alinhada e focada num objetivo, seguindo uma metodologia estruturada de forma a alcançá-lo.

Os eventos KAIZEN™ podem gerar impacto e trazer benefícios em diversos indicadores. Podemos agrupar esses benefícios em cinco categorias principais: Qualidade, Custo, Serviço (Delivery), Motivação das equipas e Crescimento.

Exemplificando: num evento Just-in-Time de criação de fluxo, os resultados alcançados são geralmente:

• Ganhos de produtividade de 30%
• Melhoria da qualidade em 50%
• Redução de espaço em 40%
• Redução de stock em 70%

Ou seja, o impacto e os benefícios variam de acordo com o workshop em questão.

1. Melhoria da Qualidade

A melhoria da qualidade é um dos possíveis ganhos dos eventos KAIZEN™. Ao melhorar e normalizar os processos e ao resolver os problemas de acordo com as suas causas raiz, os eventos KAIZEN™ podem ter um impacto significativo na qualidade dos produtos ou serviços. Isto resulta na redução dos custos da não qualidade, na redução das reclamações, num aumento da satisfação do cliente e consequentemente no aumento da fidelização.

2. Redução de Custos

Uma grande parte dos eventos KAIZEN™ visam reduzir custos e eliminar desperdícios nos processos. Essa redução pode ser alcançada através da redução de stocks, da libertação de espaço, da melhoria da eficiência operacional e produtividade, da redução dos custos da não-qualidade, entre outras possibilidades. As melhorias implementadas nos eventos KAIZEN™ podem levar a uma redução significativa nos custos operacionais e a um aumento dos lucros da organização.

3. Melhoria do Serviço (Delivery)

Alguns Eventos KAIZEN™ concentram-se na redução do Lead Time (tempo de resposta ao cliente) dos processos. Isso resulta numa entrega mais rápida de produtos ou serviços aos clientes, maior flexibilidade para satisfazeras suas necessidades e na redução do tempo de espera. Melhorar o serviço e o Lead Time pode fornecer à organização uma vantagem competitiva, aumentando a satisfação do cliente e a fidelidade à marca.

4. Aumento da Motivação das Equipas

Os eventos KAIZEN™ envolvem os funcionários no desenho e implementação das melhorias e otimizam o seu trabalho diário. Isso cria um ambiente de trabalho colaborativo, onde todos são encorajados a contribuir com ideias e soluções para melhorar os processos. O envolvimento nos eventos KAIZEN™ pode aumentar a motivação das equipas, melhorar a comunicação interna, promover o trabalho em equipa e fortalecer o relacionamento com a organização.

5. Crescimento do Negócio

Os eventos KAIZEN™ podem também impulsionar o crescimento da organização. Eventos KAIZEN™ em áreas como o marketing e vendas geralmente têm um impacto direto no aumento das vendas. Outra área na qual os eventos também impactam o crescimento do negócio, é a I&D. O crescimento pode acontecer pela entrada em novos mercados ou expansão nos mercados atuais, no desenvolvimento de novos produtos/serviços ou por exemplo pelo aumento da capacidade produtiva.

Estas cinco categorias apresentadas abrangem os benefícios-chave que as organizações podem alcançar ao implementar eventos KAIZEN™ bem-sucedidos. É importante reforçar que essas categorias não são mutuamente exclusivas e geralmente sobrepõem-se, resultando em benefícios abrangentes para a organização.

Como começar a implementar os Eventos KAIZEN™ na sua organização?

A seleção dos Eventos KAIZEN™ a realizar deve seguir um processo estruturado, pois quando são conduzidos de forma ad-hoc, podem não estar alinhados com as verdadeiras prioridades da organização e, consequentemente, não alcançar todo o seu potencial.

As atividades KAIZEN™ numa organização geralmente começam com a realização de um evento designado como Value Stream Analysis, no qual é selecionado um value stream prioritário. Durante essa fase, é conduzida a análise da situação atual, desenha-se a visão futura e é estabelecido um plano de implementação com os eventos KAIZEN™ a serem realizados na fase posterior. Ou seja, os eventos são selecionados e as prioridades são definidas de acordo com as necessidades de melhoria do value stream.

Como pode o Kaizen Institute ajudá-lo nesta jornada

Muitas organizações deparam-se com uma dificuldade: planeiam as melhorias, mas depois nada acontece. Geralmente as equipas passam demasiado tempo a pensar no que os pode impedir de melhorar e a procurar a solução perfeita e, sem se aperceberem, ao fim de vários meses ainda não há melhorias.

O Kaizen Institute tem mais de 30 anos de experiência a implementar eventos KAIZEN™ em diversos tipos de organizações por todo o Mundo.

O método KAIZEN™ leva as equipas a manterem-se focadas no que é necessário fazer para concretizar as iniciativas do Plano de Ação o mais rapidamente possível. Esta é a diferença entre planear e implementar. Quando os líderes participam num Evento KAIZEN™ e percebem que é realmente possível implementar mudanças tão rapidamente, esta torna-se a única forma de melhorar a organização e entregar resultados efetivos. Os consultores KAIZEN™ funcionam como facilitadores e auxiliam na aplicação das metodologias KAIZEN™ que permitem implementar a mudança.

Esta nova abordagem para a implementação de projetos impactantes e disruptivos tem o poder de desenvolver o pensamento KAIZEN™ nos colaboradores, reforçando a importância da melhoria contínua e, consequentemente, transformando a cultura organizacional.

Ainda tem questões relacionadas com Eventos KAIZEN™️?

O que é Value Stream Analysis (VSA)?

O Value Stream Analysis é um Evento KAIZEN™ que inicia com o mapeamento da cadeia de valor atual, tornando visíveis todas as atividades realizadas, com o objetivo de se identificar aquelas que representam desperdício ou valor acrescentado. Esse mapeamento inclui não apenas o fluxo de materiais, mas também o fluxo de informação. Aqui, são adicionados dados relevantes, como mão de obra, stocks, tempos, dados dos equipamentos e outros. Em seguida, passa-se para o Mapeamento da Visão Futura, onde a equipa é desafiada a criar uma visão que contenha apenas as atividades relevantes. Posteriormente, são definidos os Eventos KAIZEN™ a realizar e, por fim, são calculados os benefícios esperados.

Alguns exemplos de eventos KAIZEN™ e respetivos objetivos?

Pull Planning

Implementar um modelo de planeamento baseado na procura real do cliente, em que o seu consumo ordena a reposição do stock de produto acabado.

Mizusumashi

Concentrar todas as operações que não acrescentam valor ao processo, mas que são necessárias, num ou mais colaboradores, e normalizar todas essas tarefas num ciclo logístico repetitivo.

WIP Inventory Supermarkets

Dimensionar e implementar a reposição sistemática do stock de produtos em curso, através da instalação de supermercados.

Just-in-Time

Implementação de uma célula de fluxo unitário.

Single Minute Exchange of Die (SMED)

Reduzir o tempo de setup e mudanças de série.

Overall Equipment Effectiveness (OEE)

Melhorar a eficiência global do equipamento, nos seus três fatores distintos – Disponibilidade, Desempenho e Qualidade.

Lean Line Design

Desenho e implementação de uma nova linha de produção com conceitos Lean.

New Product Development

Normalizar e acelerar os processos de desenvolvimento e industrialização de novos produtos.

Value Analysis/Value Engineering

Melhorar o valor de um produto/componente, definido pela relação entre função e custo, reduzindo o custo sem reduzir as funções básicas.

Auto Qualidade

Implementação de metodologia para identificar as necessidades dos meios para não receber, não fazer e não passar defeitos ou problemas de qualidade.

Problem Solving

Implementar uma abordagem estruturada para resolver problemas.

Otimização de Websites

Melhorar ou desenvolver o website com o propósito de chegar a um maior número de potenciais clientes e melhorar a experiência do utilizador, fornecendo conteúdo de valor e convertendo-o em vendas.

Value Selling

Melhoria do processo de venda, desde a preparação até ao fecho, focando no valor e nos benefícios de um produto ou serviço para o cliente.