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Newsletter 22

3 Jun. 2014
 

AS Parts, empresa do Grupo Nors, implementa Kaizen e aumenta produtividade em 30%

Sonae SR aposta na aplicação da melhoria contínua sustentada

Kaizen implementa projeto nas unidades da José de Mello Saúde

Infarmed simplifica gestão operacional de Projetos com Kaizen

Kaizen na Construção

AS Parts Implementa Kaizen e Aumenta Produtividade em 30%

 

A AS Parts, empresa do Grupo Nors dedicada à importação e distribuição de peças e acessórios multimarca para veículos ligeiros, adoptou a metodologia Kaizen com o objetivo de aumentar a produtividade e diminuir a dispersão da operação.

Com o apoio do Kaizen Institute Portugal, a organização levou a cabo uma operação de centralização que terminou no passado mês de Maio. A intervenção refletiu-se em aumento dos níveis de produtividade na ordem dos 30 por cento. Registou-se igualmente um aumento do nível de serviço em 15%, o que permitiu à AS Parts ter um dos melhores resultados de sempre, destacando-se dos níveis de serviço das empresas do setor. Em 2014, a empresa regista já um crescimento a dois dígitos.

Oportunidades de melhoria na organização do armazém, picos de trabalho, falta de nivelamento e baixa eficiência foram algumas das problemáticas detetadas no diagnóstico inicial. Com vista a melhorar a operação, o projeto Kaizen na AS Parts reduziu de três para dois o número de armazéns (situados no Porto e em Lisboa), organizaram-se os espaços, normalizaram-se os ciclos de arrumação e picking, tendo-se criado também rotinas de análise frequente dos indicadores, com total envolvimento das equipas (Kaizen Diário).

De modo a reduzir o erro na expedição, maximizando-se a satisfação do cliente, foram também desenvolvidas atividades Kaizen de melhoria de standards da operação. Em paralelo, e para consolidar todas as alterações efetuadas, foi desenvolvido um sistema de auditorias que acompanha a estabilidade e evolução do sistema.

 

 

Sonae SR Aposta na Aplicação da Melhoria Contínua Sustentada

 

Na sequência do forte empenho da multinacional Sonae na cultura de melhoria contínua, a Sonae Specialized Retail (Sonae SR) lançou também iniciativas de melhoria em todas as suas marcas: Worten, Sport Zone, Zippy e MO.

O projeto nasceu no seguimento do programa “Improving our Work” do Grupo, que prevê o desenvolvimento e reforço da cultura de melhoria contínua em todos os seus colaboradores e em todas as áreas da empresa, desde áreas de operações de loja, logística até às estruturas centrais de cada negócio.

O grande foco na Sonae SR tem sido a criação e desenvolvimento de uma cultura de melhoria contínua, assente no Kaizen Change Management, com forte impulso de iniciativas de Kaizen Diário para envolver todos os colaboradores, de Kaizen Projeto, para melhorar os processos transversais e de Kaizen Suporte como garante da sustentabilidade desta cultura de melhoria, que na Sonae se passou a designar "IoW – Improving Our Work".

Uma das primeiras iniciativas foi a realização de uma auscultação inicial a cerca de 30 lojas das diferentes insígnias acima mencionadas com o objetivo de avaliar qual o grau de maturidade nas componentes do Kaizen Diário: (i) organização de equipas; (ii) organização dos espaços de trabalho físicos e virtuais; (iii) identificação das melhores práticas e normalização; e finalmente, (iv) resolução estruturada de problemas complexos.

De seguida, e dada a importância de ligar a melhoria contínua aos objetivos de crescimento do negócio, foi aplicada a metodologia do Kaizen Strategy Planning donde resultou um plano de implementação de ações de melhoria contínua para cada uma das marcas e mercados (Portugal e Espanha). O objetivo do Kaizen Strategy Planning é identificar as iniciativas de melhoria que estão alinhadas com a estratégia do negócio e têm impacto nos resultados da conta de exploração da empresa. Dos planos de implementação surgiram medidas com elevado impacto no negócio e, que neste momento, já cifram melhorias consideráveis ao nível de alguns dos seus principais indicadores. A título de exemplo, pode-se referir a reducao de vendas perdidas na Worten Portugal, o aumento do peso das vendas de artigo In-Season na Zippy e MO, e a revisão dos processos comerciais na Worten Espanha, que permite maior competitividade na marcação de preço dos produtos finais. Estes são alguns exemplos de um conjunto significativo de iniciativas que trarão muito impacto aos clientes destas insígnias.

O suporte aos diferentes projetos é assegurado por uma equipa central, secundada por pivôs IoW em cada uma das insígnias, cujo papel passa pela criação de uma dinâmica de gestão profissional do Kaizen Projeto. Estes planos estão orientados aos indicadores e são monitorizados regularmente em salas Obeya (salas de gestão visual do projeto que funcionam como um centro de operações) e através de reuniões de gestão normalizadas.

Está igualmente criado um modelo de reporte, desde o gestor de projeto até à comissão executiva da Sonae SR. A adoção generalizada desta cultura de melhoria contínua permite que as marcas da Sonae SR melhorem os processos de trabalho, aumentando significativamente a proposta de valor para o cliente, que está no centro do sucesso do negócio da Sonae.

Também os colaboradores, que diariamente se dedicam ao desenvolvimento deste projeto, contribuindo de forma única e exemplar para a sua concretização, conseguem melhorar a sua performance, criando enormes avenidas de crescimento, quer para si, quer para a organização.

 

 

Kaizen implementa projeto nas unidades da José de Mello Saúde

 

O Kaizen Institute e a José de Mello Saúde arrancaram recentemente com um projeto com o objetivo de reorganizar as unidades de farmácia. Ao longo de quatro meses, e com o total envolvimento das equipas, foram levadas a cabo ações de melhoria na área da negociação, gestão de stocks e unidades de farmácia. As iniciativas decorreram em três hospitais privados, duas clínicas e uma unidade de parceria público privada. 

Durante quatro meses foram dinamizadas sessões de melhoria nas várias unidades com a participação dos vários grupos de profissionais – farmacêuticos, técnicos de farmácia, assistentes operacionais, assistentes técnicos e administrativos - e com o objetivo comum de melhorar a organização do serviço para melhor servir o cliente, o serviço clínico.

As áreas estão agora mais organizadas e mais transparentes facilitando o trabalho do dia-a-dia. A reorganização da infraestrutura permitiu aumentos de produtividade tendo contribuído também para a motivação e espírito de equipa.

Foi igualmente implementada a prática de realização de reuniões de equipa eficientes para análise de indicadores e resolução de problemas. O projeto teve impacto na redução do valor do stock médio em 20 por cento e na redução de ruturas. 

Na sequência do sucesso desta fase, está agora a arrancar a fase 2, que incidirá na optimização dos processos de produção e distribuição aos serviços clínicos. O objetivo é o de melhorar a produtividade da distribuição dos produtos. Este processo inclui a utilização de dispositivos de mobilidade para o enfermeiro, estando igualmente previstas sinergias na distribuição de material clínico e farmacêutico em simultâneo.

 

 

Infarmed Simplifica Gestão Operacional de Projetos com Kaizen

 

A gestão operacional de projetos no Infarmed está agora mais simplificada. O Kaizen Institute Portugal e a Autoridade Nacional do Medicamento e Produtos de Saúde trabalharam em conjunto para reduzir a burocracia associada à gestão de projetos desta entidade. Com o objetivo de preparar a equipa do Infarmed para a obtenção de know how relativo a melhoria contínua, o Kaizen ministrou uma ação de formação de três dias, com um cariz essencialmente prático e dedicada ao tema “Lean Project Management”. Em resultado deste trabalho, foi adoptado um conjunto de ferramentas que resultou de imediato na montagem de uma sala de gestão visual do projeto ISI (Integração e Simplificação de processos do Infarmed) – intitulada Sala Obeya, Sala Grande ou Sala de Guerra – que funciona como um centro de operações.

Através deste novo espaço, é possível acompanhar rapidamente o desenrolar das atividades do projeto, identificar os principais riscos e aspetos críticos e decidir como atuar sobre os mesmos. É nesta sala que todos os membros da equipa reúnem periodicamente e analisam a informação exposta, nomeadamente o cronograma atualizado dos projetos, as ações em curso para mitigar os riscos identificados, os indicadores e as tarefas de cada elemento da equipa. Este é mais um exemplo bem sucedido no mercado nacional da aplicação de ferramentas Kaizen, com resultados comprovados por grandes empresas multinacionais.

Desta forma, a equipa do Infarmed apostou fortemente na metodologia Kaizen (“mudar para melhor”). Neste caso, importa realçar o facto do grupo de formandos ter passado rapidamente da formação à ação e com resultados visíveis. As novas metodologias traduziram-se numa comunicação mais eficaz, na medida em que permitiram agilizar o planeamento e ter, permanentemente, uma visão integral dos objetivos e das várias fases do projeto.

 

 

Kaizen na Construção

 

Elevar a produtividade e diminuir o desperdício e o capital empregue são, de uma forma genérica, os resultados que a Casais Engenharia e Construção espera que advenham da implementação de metodologias Kaizen nas diversas obras em curso - hotéis, resorts, moradias ou pontes. Esta aposta enquadra-se num processo de mudança cultural da empresa, baseando numa estratégia Kaizen Lean, que tem como principal propósito a otimização organizacional e que deverá contribuir ainda para o aumento dos indices de motivação dos profissionais e da eficiência dos equipamentos.

A parceria entre o Kaizen Institute e a Casais iniciou-se com um projeto piloto que decorreu nas obras do Parque de Ciência e Tecnologia TagusPark, em Lisboa. Este primeiro contacto teve como objetivo implementar a prática de Kaizen Diário na equipa de gestão de obra, nomeadamente a aplicação de ferramentas de gestão visual. Exemplo disso foi a criação de uma Sala Obeya, que se traduz num local de trabalho para controlo do projeto, permitindo seguir todo o processo de forma rápida e visual. O sucesso deste projeto motivou a extensão da colaboração a outras obras em curso no território nacional.

No âmbito deste projeto estão a ser implementados quadros de gestão de obra e introduziu-se a metodologia “Last Planner System”. Visualmente, a equipa planeia agora as principais tarefas e faz o seu acompanhamento de forma diária, monitorizando os desvios e reagindo rapidamente a problemas. Deste modo, toda a equipa está alinhada num objetivo comum: melhorar.

O processo de execução da estratégia Kaizen Lean encontra-se, neste momento, numa fase de acompanhamento e consolidação das ferramentas implementadas. O Kaizen assume-se como uma forma de melhorar qualquer método de trabalho, baseada em princípios e ferramentas para identificar e eliminar o desperdício (MUDA) e motivar os colaboradores, que se reflete posteriormente em termos de qualidade, custos, serviço prestado e motivação.

 

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