Num ambiente empresarial cada vez mais volátil, complexo e altamente competitivo, a procura da eficiência operacional e da redução de custos é uma prioridade crucial para organizações de todas as dimensões e setores. Nesse contexto, o Lean Six Sigma destaca-se como uma abordagem eficaz para impulsionar a eficiência, eliminar desperdícios e otimizar processos.

Compreender os conceitos básicos do Lean

O Lean é uma abordagem de gestão com origem no sistema de produção da Toyota (Toyota Production System), no Japão, na década de 1950. O Lean tem sido amplamente adotado por diversas indústrias e organizações em todo o mundo como uma abordagem para reduzir desperdícios e melhorar a eficiência e a qualidade dos produtos e serviços. O objetivo central é fornecer valor ao cliente, eliminando atividades que não acrescentam valor e otimizando processos para se obter a excelência.

O Lean baseia-se nos seguintes princípios:

• Valor para o Cliente: O Lean concentra-se na importância de compreender o que é valor para o cliente. O foco é na entrega de produtos ou serviços que respondam às necessidades e expectativas dos clientes. Todas as atividades que não acrescentam valor são consideradas desperdícios e devem ser eliminadas.
• Identificação e Eliminação de Desperdícios: O KAIZEN™️ Lean procura a identificação e eliminação de desperdícios, como os stocks, tempos de espera, movimentações desnecessárias, retrabalho e outras atividades que não acrescentam valor.
• Criação de Fluxo: A procura por um fluxo contínuo é uma das bases do Lean. O objetivo é criar fluxo, eliminando gargalos e interrupções. Isso permite que as atividades sejam executadas de forma mais ágil e eficiente, reduzindo os tempos de ciclo e aumentando a capacidade de resposta.
• Sistemas em “Pull”: Em vez de se produzir com base em previsões da procura, o Lean defende o conceito de produção em “pull”. Neste caso, a produção inicia somente quando há uma procura real do cliente, o que evita a produção em excesso e a produção de stocks desnecessários.
• Normalização: A normalização de processos é essencial para garantir uma execução consistente e reduzir variabilidade. Ao normalizar as melhores práticas, a organização pode melhorar a qualidade e eficiência das operações.
• Envolvimento dos Colaboradores: No Lean e no Kaizen, a participação ativa dos colaboradores é valorizada, sendo encorajados a contribuir com ideias, a identificar oportunidades de melhoria e a implementar soluções.
• Melhoria Contínua: Um dos princípios fundamentais destas metodologias é a procura contínua pela melhoria em todos os aspetos do trabalho. Isso exige o envolvimento de todos os colaboradores, ou seja, de todos os níveis hierárquicos, na identificação de problemas e na proposta de soluções para otimizar os processos e a eficiência operacional.

Resumindo, o Lean é uma abordagem que se foca em criar valor para o cliente, eliminando desperdícios, otimizando os processos e promovendo a melhoria contínua.

A intersecção do Lean e do Six Sigma    

O Lean Six Sigma é uma metodologia de melhoria contínua que combina os princípios e ferramentas do Lean com os princípios e técnicas do Six Sigma. Esta abordagem integrada permite melhorar processos, reduzir desperdícios e alcançar resultados excecionais. Ambas têm raízes na melhoria contínua e partilham o objetivo de entregar mais valor ao cliente.

O Lean concentra-se na eliminação de desperdícios e na otimização do fluxo de valor para proporcionar maior agilidade e eficiência nos processos. Por outro lado, o Six Sigma é uma metodologia orientada a dados que procura reduzir a variabilidade dos processos e melhorar a qualidade do produto ou serviço entregue ao cliente. O objetivo é alcançar níveis altos de desempenho, com uma taxa de defeitos próxima a zero.

Ao combinarem o Lean com o Six Sigma, as organizações podem aproveitar o melhor de ambas as abordagens. O Lean fornece a mentalidade de eliminar desperdícios e otimizar processos, enquanto o Six Sigma traz a precisão analítica e o foco na qualidade. Essa combinação permite identificar e resolver problemas de forma mais abrangente, abordando tanto as causas dos defeitos quanto as ineficiências nos processos.

Lean Six Sigma como Estratégia de Redução de Custos     

As metodologias Lean Six Sigma têm sido amplamente adotadas como uma estratégia eficaz de redução de custos. As melhorias implementadas no âmbito desta abordagem, podem ter impacto nos custos por diversas vias.  

Os principais resultados que contribuem mais diretamente para a redução de custos são a melhoria da produtividade e da eficiência dos equipamentos, a melhoria da qualidade dos produtos e serviços, a redução de stocks, e também otimizar o de consumo de materiais, energia e água.

Como os princípios KAIZEN™ e o Lean six sigma aumentam a redução de custos         

As metodologias de melhoria contínua, como o Kaizen e o Lean Six Sigma, desempenham um papel crucial na otimização dos processos e na maximização dos resultados. De seguida apresentamos alguns dos principais tipos de melhoria oferecidos por estas abordagens e como impactam positivamente na redução dos custos das organizações.

Melhoria da Produtividade das Áreas Operacionais e de Suporte

O Kaizen e o Lean Six Sigma focam-se na identificação e eliminação de atividades sem valor acrescentado, quer nos processos operacionais quer nas áreas de suporte. Através da análise criteriosa dos fluxos e de metodologias como o mapeamento de processos, é possível otimizar o trabalho, reduzir tempos de ciclo e aumentar a produtividade geral. Ao eliminar os desperdícios e os gargalos, as empresas podem fazer um uso mais eficiente dos recursos, aumentando a produtividade, o que resulta na redução dos custos operacionais.

Otimização da Eficiência dos Equipamentos

O Kaizen e o Lean Six Sigma quando aplicados à melhoria do OEE (Overall Equipment Effectiveness), podem ajudar as empresas a otimizar a eficiência e o desempenho dos equipamentos e unidades de produção. O OEE tem em consideração três fatores principais: disponibilidade (tempo em que o equipamento está disponível para produção), desempenho (a velocidade real de produção em relação à velocidade teórica) e qualidade (a taxa de produtos conformes em relação ao total produzido). Através da manutenção autónoma, da manutenção planeada, da resolução estruturada de problemas e de outros métodos, é possível reduzir o tempo de inatividade, aumentar a vida útil dos equipamentos e evitar reparações desnecessárias, resultando numa economia de custos significativa e na redução da necessidade de investimento em novos equipamentos.

Melhoria da Qualidade e Redução dos Custos da Não Qualidade

Tanto o Kaizen quanto o Lean Six Sigma têm como objetivo a redução de defeitos e retrabalho através da melhoria contínua dos processos. Ao identificar as principais fontes de erros e ao implementar soluções eficazes que resolvam as causas raiz dos problemas, as organizações podem evitar custos associados a produtos defeituosos, retrabalho, devoluções, tratamento de reclamações e insatisfação do cliente. Este processo inicia-se com a identificação precoce de erros e defeitos e depois avança para um estágio em que os defeitos não chegam a ser produzidos. Essa abordagem é baseada na filosofia de “zero defeitos”: não receber, não produzir e não passar produtos defeituosos. Isto exige um controlo total das variáveis do processo (equipamento, mão de obra, meio ambiente, matéria-prima e processo).

Redução de Stocks

O Lean foca-se na otimização do fluxo em toda a cadeia de valor. Ao reduzir os stocks de produtos acabados, matérias-primas e produtos em processamento (WIP – Work in Process), as empresas podem diminuir os custos associados ao armazenamento e manuseamento e também evitar produtos obsoletos. Ter grandes quantidades de produtos finais, intermédios ou matérias-primas acarreta custos significativos, como espaços de armazenamento, sistemas de controlo de stocks e despesas associadas ao manuseamento dos produtos. Além da redução de custos, a diminuição de stocks permite também libertar capital para outras atividades estratégicas.

Redução do Desperdício de Materiais e Matérias-Primas

O conceito central do Lean é a eliminação de desperdícios e esse princípio tem-se mostrado cada vez mais relevante em iniciativas ESG (Environmental, Social, and Governance). Ao identificar e eliminar desperdícios de materiais e matérias-primas, seja por meio da melhor organização dos processos ou do uso mais eficiente de recursos, é possível alcançar dois objetivos fundamentais: reduzir os custos de produção e promover uma melhoria significativa na sustentabilidade ambiental.

Redução do Consumo de Energia e Água

O Lean Six Sigma enfatiza a monitorização e o controlo dos recursos consumidos nos processos de produção como parte integrante das suas práticas. Ao identificar oportunidades de redução no consumo de energia e água, as organizações podem não apenas diminuir os custos operacionais, como também desempenhar um papel significativo na preservação do meio ambiente. Essa abordagem reflete o alinhamento perfeito entre as iniciativas de melhorias para redução de custos e para as iniciativas ESG.

Redução de Custos Logísticos e de Transportes

O Kaizen e o Lean Six Sigma procuram otimizar os fluxos logísticos internos e externos, reduzindo o tempo e o custo envolvidos na movimentação de materiais e produtos. Através de um melhor planeamento, da definição de rotas mais eficientes, da otimização da capacidade, do melhor aproveitamento dos recursos e da utilização de novas tecnologias, as empresas podem obter economias significativas nos custos logísticos e transportes.

O que são lean six sigma belts e como podem ajudar as equipas?

Os Lean Six Sigma Belts  são designações que indicam o nível de conhecimento e experiência em Lean Six Sigma de uma pessoa. As designações são baseadas num sistema de cores que varia desde o nível mais básico até ao mais avançado. Cada “Belt” representa um grau de especialização e habilidades na metodologia Lean Six Sigma. As cores são inspiradas nas artes marciais, onde os cintos coloridos representam diferentes níveis de conhecimento.

As designações dos Lean Six Sigma Belts são geralmente divididas em cinco níveis principais e são uma forma eficaz de reconhecer e diferenciar os profissionais com competências e conhecimentos em Lean Six Sigma.

White Belt:

Representa o nível de conhecimento introdutório. Os profissionais com a designação White Belt possuem uma compreensão básica dos conceitos e terminologias utilizados na metodologia. Podem fornecer suporte básico nas fases iniciais dos projetos e ajudar na recolha de dados.

Yellow Belt:

Indica que o profissional possui conhecimentos mais aprofundados em Lean Six Sigma. Podem atuar como membros de equipas de projetos, fornecendo suporte e contribuindo para a recolha de dados, análise de processos e implementação de melhorias.

Green Belt:

É o nível intermédio. Os profissionais têm competências avançadas em análise de dados e são capazes de liderar projetos de melhoria com um nível moderado de complexidade. Podem trabalhar em conjunto com Black Belts para implementar mudanças significativas nos processos e alcançar melhorias substanciais.

Black Belt:

É o nível avançado em Lean Six Sigma. Os profissionais possuem conhecimentos e competências avançadas em estatística, análise de processos e liderança de projetos de alto impacto. Os Black Belts lideram equipas, identificam oportunidades de melhoria e implementam soluções para alcançar melhorias impactantes nos processos e resultados do negócio.

Master Black Belt:

É o nível mais alto de especialização. São profissionais experientes e altamente qualificados, capazes de suportar e orientar outros Belts e dar formação dentro da organização. São responsáveis por liderar a implementação da metodologia em toda a empresa, garantindo que as melhores práticas são seguidas e alcançando resultados consistentes em projetos de melhoria.

As designações de Lean Six Sigma Belts ajudam a estruturar as equipas para implementar com sucesso a metodologia, garantindo que os processos são melhorados de forma eficiente e sustentável. A certificação em Lean Six Sigma é o processo que valida o conhecimento e as competências de um profissional em relação à metodologia Lean Six Sigma e atribui os “belts”.

O futuro da redução de custos em todos os setores com o Lean Six Sigma       

À medida que o cenário empresarial continua a evoluir e a enfrentar desafios cada vez mais complexos, a redução de custos continua a ser uma prioridade crítica para organizações de todos os setores.

O novo normal de uma empresa é estar inserida numa transformação constante. Uma cultura de melhoria contínua fornece o que é realmente necessário para navegar por essas mudanças. À medida que novos desafios surgem, como crises económicas, pandemias ou instabilidades no mercado, a metodologia Lean Six Sigma é a ferramenta que permite ajudar as empresas a se adaptarem rapidamente e a superarem as adversidades. A capacidade de promover a agilidade e a eficiência torna-se ainda mais crucial à medida que as organizações enfrentam cenários em constante mudança.

O futuro da redução de custos com o Lean Six Sigma também será impulsionado pela crescente integração da automação e da inteligência artificial (IA). O uso de tecnologias avançadas permitirá a análise mais rápida e consica de grandes volumes de dados, facilitando a identificação de ineficiências e oportunidades de melhorias nos processos. Com o suporte das novas tecnologias, as empresas poderão implementar soluções mais eficientes e estratégicas para redução de custos em tempo real.

Por outro lado, a sustentabilidade e responsabilidade social, continuarão a moldar o futuro das práticas de redução de custos com o Lean Six Sigma. A eficiência operacional e a redução de desperdícios não apenas levam a economias financeiras, mas também contribuem para uma pegada ambiental mais leve e prática de negócios socialmente responsáveis. Essa integração entre a eficiência do Lean Six Sigma e sustentabilidade será cada vez mais valorizada pelos consumidores e investidores, impulsionando a sua adoção como uma estratégia de negócios responsável.

O Lean Six Sigma na Indústria

O Lean Six Sigma continuará a revolucionar a indústria, otimizando os processos de produção, reduzindo os defeitos e melhorando a produtividade geral. Com o aumento da automação e a adoção de tecnologias da Indústria 5.0, como a inteligência artificial, o Lean Six Sigma pode ajudar as empresas a identificar oportunidades de otimização e redução de custos através da tomada de decisão baseada em dados.

O Lean Six Sigma nos Transportes

No setor dos transportes, o Lean Six Sigma pode otimizar a capacidade dos transportes, reduzir o consumo de combustíveis, melhorar os processos de recolha e entrega, melhorar o planeamento e ainda melhorar a manutenção dos transportes. Ao aplicar os princípios do Lean Six Sigma é possível aumentar a produtividade, reduzir os custos de transportes e ainda reduzir o investimento necessário, mantendo ou melhorando o nível de serviço.

O Lean Six Sigma nos processos administrativos

Os princípios do Lean Six Sigma podem ser aplicados a diversos processos administrativos, como finanças, recursos humanos e suporte ao cliente. Ao eliminar atividades que não acrescentam valor, automatizar tarefas repetitivas, melhorar a eficiência dos processos e dos recursos e melhorar o planeamento, as empresas podem reduzir os custos operacionais e melhorar o nível de serviço.

O Lean Six Sigma na Saúde

O setor da saúde está constantemente a reinventar-se e pode beneficiar do Lean Six Sigma de diferentes formas. O Kaizen e o Lean permitem reduzir os tempos de espera, maximizar a eficiência dos recursos, agilizar o planeamento, melhorar a logística e facilitar a adoção de novas tecnologias. Com o aumento dos custos na área da saúde, o Lean Six Sigma pode ajudar as organizações a otimizar a utilização de recursos, reduzindo gastos desnecessários.

O Lean Six Sigma no Retalho

O setor do retalho pode aplicar o Lean Six Sigma para otimizar os processos de armazenamento e reposição, melhorar a eficiência e produtividade dos recursos, reduzir os stocks e também para aumentar a satisfação do cliente. Ao identificar e corrigir ineficiências na cadeia de abastecimento, ao otimizar o layout das lojas e ao melhorar o atendimento ao cliente, os retalhistas podem ganhar vantagem competitiva e reduzir os custos operacionais.

Como o Lean Six Sigma e a IA estão ligados?     

A combinação do Lean com a Inteligência Artificial (IA) pode criar uma sinergia eficaz para impulsionar a eficiência, otimizar os processos e tomar decisões mais informadas. Quando trabalhadas em conjunto, podem obter resultados ainda mais significativos em diferentes áreas:

Identificação de oportunidades de melhoria

A IA pode ser usada para analisar grandes volumes de dados e identificar padrões e insights, de forma a identificar áreas-chave de melhoria, possibilitando a aplicação do Lean de forma mais direcionada.

Tomada de decisão baseada em dados

Ao combinar a capacidade analítica da IA com os princípios de melhoria contínua do Lean, as organizações podem tomar decisões mais informadas para otimizar processos, alocar recursos de forma mais eficiente, melhorar a qualidade dos produtos ou serviços e aumentar vendas.

Automação de processos

O Lean procura eliminar atividades sem valor acrescentado e a IA pode automatizar tarefas repetitivas, o que liberta recursos humanos para se concentrarem em atividades mais estratégicas, acelerando a melhoria dos processos e a redução de custos.

Previsão e planeamento

A IA pode analisar dados históricos e em tempo real para prever procuras futuras, identificar tendências e riscos, auxiliando no planeamento de recursos e na antecipação de necessidades. Com essa previsão, o Lean pode ser aplicado de forma proativa para otimizar a capacidade de produção, evitar gargalos e melhorar a agilidade da organização.

Personalização e experiência do cliente

A IA pode ser usada para recolher e analisar dados sobre o comportamento e preferências dos clientes, permitindo a personalização de produtos e serviços.

Resumindo, a combinação do Lean e da IA permite que as empresas obtenham insights mais detalhados, tomem decisões mais informadas e otimizem processos de forma mais eficiente.

Construir o caminho para a rentabilidade e sustentabilidade   

Ao aplicar os princípios do Lean, as empresas podem construir um caminho para a rentabilidade e sustentabilidade, alcançando resultados económicos sólidos e mantendo um impacto ambiental e social positivo a longo prazo.

O Lean Six Sigma tem impacto nos vários indicadores chave do negócio:

Crescimento

O Lean impulsiona o crescimento das organizações, através da melhoria dos processos de venda, da inovação e da implementação de processos mais ágeis. Além disso, ao melhorar a qualidade dos produtos e serviços e ao reduzir os custos e os prazos de entrega, a empresa ganha uma vantagem competitiva.

Redução de custos

A redução de desperdícios e a otimização de processos no Lean resultam numa utilização mais eficiente dos recursos, o que leva à redução de custos operacionais, melhorando a rentabilidade.

Melhoria do serviço e redução de prazos

Com a identificação e eliminação de atividades desnecessárias e a criação de fluxo, os prazos são reduzidos e a entrega de produtos e serviços é acelerada. Com processos mais eficientes, a qualidade do serviço também sofre uma melhoria, gerando maior satisfação dos clientes.

Melhoria da Qualidade

Com a eliminação de defeitos e a adoção standards de qualidade, a organização entrega produtos e serviços conformes, reduzindo os custos da não-qualidade e aumentando a satisfação do cliente.

Motivação dos colaboradores

O Lean envolve os colaboradores nos processos de melhoria contínua, dando-lhes “voz” para identificar problemas e propor soluções. Isso promove um senso de propriedade e motivação e levando a um ambiente de trabalho mais positivo e produtivo.

Impacto ambiental positivo

O Lean pode contribuir para a redução do impacto ambiental das operações de uma empresa, através da diminuição do consumo de recursos como matérias-primas, água e energia, bem como da diminuição da geração de resíduos e emissões poluentes. Isso ajuda a promover práticas sustentáveis e responsáveis, contribuindo para a preservação do meio ambiente.

Ao construir um caminho para a rentabilidade e sustentabilidade por meio do Lean, as empresas podem alcançar um equilíbrio entre o sucesso financeiro e a responsabilidade social e ambiental. A abordagem do Lean não apenas melhora a eficiência operacional, mas também fortalece a posição da empresa no mercado, cria uma cultura de excelência e contribui para um futuro mais sustentável para as gerações futuras.

Ainda tem dúvidas sobre Lean Six Sigma?

O que é o Six Sigma?

O Six Sigma é uma metodologia para a melhoria de processos, com o objetivo de eliminar defeitos e variações nos resultados de um processo. Foi originalmente desenvolvida pela Motorola nos anos 1980 e popularizada por empresas como a General Electric na década de 1990. O termo “Six Sigma” refere-se ao termo estatístico que representa um processo com apenas 3,4 defeitos por milhão de oportunidades, indicando um alto nível de qualidade e consistência.

O que é uma estratégia de redução de custos?

Uma estratégia de redução de custos é um plano adotado por uma organização para identificar e eliminar gastos desnecessários, ineficiências e desperdícios, com o objetivo de diminuir os custos operacionais e melhorar o lucro.

O que é a melhoria contínua?

A melhoria contínua, também conhecida como Kaizen (termo japonês que significa “mudar para melhor”), é uma abordagem sistemática de otimização de processos, produtos ou serviços ao longo do tempo.