Transformação Digital no Negócio

Um dos fatores mais relevantes de sobrevivência dos negócios, independentemente do sector da economia em que se inserem, prende-se com a transformação dos processos com recurso à tecnologia. O desenvolvimento tecnológico é um fator de diferenciação perante os concorrentes e consumidores de qualquer empresa. Para enfrentarem este novo paradigma digital, evitando consequências graves para a sua atividade, as organizações devem adotar uma abordagem sistemática que permita potenciar tecnologicamente os seus negócios, através da sua Transformação Digital.

Considerando que a evolução tecnológica traz inúmeras vantagens, estas vêm, no entanto, acompanhadas de novos desafios tais como investimento financeiro e necessidades de formação dos colaboradores para que transitem para um novo paradigma tecnológico.

Para que as empresas sejam bem-sucedidas na sua jornada de transformação digital, é então necessário entender as especificidades deste processo e os principais fatores a considerar antes da sua implementação.

Objetivos e benefícios da Transformação Digital

A Transformação Digital requer a coexistência de dois conceitos distintos que importa compreender: a digitização e a digitalização.

A digitização resulta da transição da informação não digital para uma forma digital através da representação de sinais, sons, imagens e objetos em valores binários (representados por 1 ou 0). Desta forma, os dados passarão a estar armazenados em dispositivos eletrónicos onde a informação se encontra protegida de ataques externos.

A digitalização considera as mudanças sugeridas pela implementação de novas tecnologias, tais como Big Data, a IoT (Internet of Things), blockchain, criptomoedas entre outros. Aqui, um dos principais erros cometidos pelas organizações passa por considerar a digitalização como o aumento da utilização de recursos tecnológicos. Na realidade, a digitalização requer a integração de elementos que se adequem à atividade da empresa e que potenciem a sua operação.

A transformação digital culmina, então, no progresso tecnológico das organizações, impactando não só a atividade das empresas, como o meio que as envolve. O efeito da digitalização das empresas na sociedade verifica-se, direta ou indiretamente, através do desenvolvimento e otimização dos seus processos.

Assim, é possível afirmar que a digitização consiste na conversão de informação, a digitalização no processo de implementação da tecnologia e a transformação digital no resultado ou efeito deste processo nas organizações e na sociedade. Desta forma, a transformação digital resulta na substituição de processos manuais por alternativas digitais em todas as áreas do negócio. Para transformar digitalmente uma organização é necessário reinventar processos, automatizar operações e integrar a tecnologia necessária para otimizar a atividade do negócio, potenciando o crescimento e sucesso da empresa.

Cada organização deve definir o seu caminho de Transformação Digital, de acordo com os objetivos específicos que pretende alcançar. Este processo deve seguir as necessidades do negócio e não vice-versa. Nesse sentido, os objetivos podem relacionar-se com o aumento da colaboração e agilidade das equipas, melhoria da performance dos colaboradores, aumento da eficiência dos processos, desenvolvimento de novos modelos de negócio ou até a conquista de vantagens competitivas no mercado concorrencial em que a empresa se insere.

Porque falha a Transformação Digital nas organizações?

Ao longo dos últimos anos, várias são as empresas que iniciaram a sua jornada de Transformação Digital. Realizar uma restruturação tão profunda traz dificuldades e desafios acrescidos à gestão da organização. Independentemente do tamanho da empresa ou do investimento realizado, esta jornada nem sempre se desenrola como planeado. De facto, 70% dos projetos de Transformação Digital não alcançam os objetivos pretendidos. Reunimos abaixo os motivos mais frequentes pelos quais as organizações falham na sua transformação digital.

1. Subestimar o impacto da arquitetura de dados

A pandemia causada pelo Covid-19 pode ter acelerado a transformação digital de algumas empresas que não tinham ainda tido disponibilidade para repensar a sua estrutura de dados. No entanto, é essencial garantir a interoperabilidade de sistemas (a forma como diferentes sistemas/plataformas comunicam), assim como identificar o tipo de dados adequado às necessidades operacionais de cada equipa. A otimização da arquitetura prevê a organização dos dados que possam estar espalhados por clouds, sistemas, máquinas e plataformas, de forma a melhorar as operações da empresa.

2. Não criar um processo de gestão da mudança

O sucesso da implementação da Transformação Digital vai depender do compromisso da gestão, que deve comunicar internamente os objetivos do processo. Desta forma, garante-se a integração de todos os departamentos, e não apenas da equipa de IT, o que evita perdas de informação desnecessárias.

3. Não compreender a diferença entre digitalização e digitização

É necessário entender a diferença entre o processo de Digitização e Digitalização para evitar esforços inválidos no desenho de uma estratégia desadequada com os objetivos da organização. Conforme referido anteriormente, a Digitização consiste na transformação dos processos ou produtos da empresa num formato digital, enquanto a Digitalização prevê que a empresa tire o máximo partido dos processos ou produtos digitizados. Assim sendo, a digitização é apenas uma ferramenta para alcançar a digitalização.

4. Não desenvolver as skills e talento interno

Sem o talento certo para gerir um processo tão dinâmico como a Transformação Digital, a empresa corre o risco de iniciar esforços que não se traduzirão no sucesso esperado para a operação. Considerando também a necessidade de recrutamento para posições relacionadas com a inteligência artificial e a ciber-segurança, funções essenciais para empresas com um estágio de elevada maturidade digital, o desenvolvimento e procura de skills internas torna-se ainda mais desafiante. O desenvolvimento de soft skills associadas à gestão da resistência à mudança e de competências de liderança, juntamente com hard skills relativas a ferramentas digitais e gestão de sistemas de dados, revela-se crucial para o sucesso da transformação digital.

5. Não começar pela compreensão das necessidades do negócio

Iniciar um processo de Transformação Digital sem antes identificar as necessidades específicas do negócio será certamente uma receita para o seu insucesso. Antes de adquirir ou reformular qualquer solução tecnológica é necessário analisar os processos da empresa, iniciando a jornada pela simplificação dos processos atuais para que se tire o máximo partido da digitalização.

Os Pilares da Transformação Digital

Para garantir o sucesso da implementação da Transformação Digital, é necessário alinhar e desenvolver quatro pilares, para além da tecnologia: a Experiência do Cliente, os Dados, a Inovação e a Cultura & Pessoas.

Experiência do Cliente

O cliente deve ser sempre o principal foco do esforço e dedicação das organizações na definição da sua estratégia de Transformação Digital. De acordo com um estudo realizado pela IBM a 12.800 Chief Experience Officers, 68% esperam que, no futuro, as suas organizações valorizem mais a experiência dos seus clientes comparativamente com as características técnicas dos produtos. Assim sendo, antes de investir em tecnologia, é fundamental compreender a jornada do cliente, tal como, as suas expectativas e comportamentos. Neste sentido, a transformação digital fornece um conjunto de ferramentas que permitem às organizações conectar-se e compreender os seus clientes de várias formas, para além das formas de comunicação tradicionais.

Dados

A transformação digital de qualquer organização requer a utilização de dados. Como elemento propulsor deste processo, é necessário compreender como otimizar a sua recolha, assim como definir objetivos concretos para a sua utilização. Este pilar destaca a necessidade de aumentar a disponibilidade de dados e torná-los mais interativos e rápidos. Hoje, é possível tomar decisões de forma imediata através dos big data, o que agiliza o processo de tomada de decisão, de previsão e de descoberta de padrões inesperados.

Inovação

Para transformar digitalmente uma empresa é necessário transitar processos, metodologias e operações para uma nova realidade. Para tal, a inovação revela-se uma competência fundamental que as empresas devem estar preparadas para abraçar de forma integrada em toda a sua atividade. A inovação promove, então, a Transformação Digital na medida em que facilita o pensamento criativo e o mindset de problem solving.

Cultura e Pessoas

A digitalização das organizações prevê a mudança dos comportamentos das equipas. O uso de tecnologia deve permitir a criação de experiências disruptivas para o cliente, mas também para os colaboradores da empresa, uma vez que vencer a resistência à mudança é crucial para o sucesso de qualquer programa de Transformação Digital. A comunicação de objetivos e expectativas do processo e a criação de um ambiente de colaboração vai permitir superar as barreiras internas ao sucesso da digitalização.

Maturidade Digital

A maturidade digital diz respeito à capacidade de uma organização responder e adaptar-se às mais recentes tendências tecnológicas. Trata-se de um processo contínuo que suporta a sobrevivência e crescimento das empresas. De facto, cerca de 43% das empresas globais com maior maturidade digital, apresentam margens de lucro significativamente superiores à média dos seus setores.

É essencial que o processo de implementação da transformação digital seja articulado com a atividade da empresa de forma sustentável para o negócio. Por este motivo, algumas organizações apresentam um elevado grau de maturidade digital mais cedo do que outras, não existindo uma regra fixa para a duração deste processo de transformação.

De forma a avaliar a maturidade digital de organizações globais, a Dell realizou um estudo no qual indica que 15% das organizações globais estão digitalmente atrasadas, 32% acompanham os avanços do mercado após as grandes disrupções dos líderes e 34% apenas avaliam a possibilidade de transformar digitalmente a sua organização. Só 19% das organizações estão dispostas a explorar e integrar a transformação digital nas suas empresas com o objetivo de potenciar as suas vendas, expandir para novas áreas de negócio ou melhorar a experiência do cliente.

A adaptação à transformação digital exige versatilidade por parte das empresas. Quanto maior a dimensão da empresa e mais lenta a sua adaptação à transformação digital, maiores serão as perdas de receitas potenciais. Por outro lado, empresas de menores dimensões e com menor quota de mercado, como start-ups, ganham impulso através da tolerância ao risco e capacidade de inovar através da transformação digital.

Para avaliar a maturidade digital das organizações, a Google desenvolveu um dos modelos mais utilizados globalmente, que prevê quatro estados centrados na qualidade e disponibilidade de dados.

Nascent:

O primeiro estado de maturidade é centrado na organização que, com dados de qualidade, conecta os diferentes departamentos ou áreas. Nesta fase é evidente o impacto da liderança por parte da gestão no arranque do processo.

Emerging:

Focado na melhoria de processos e experiências, este estado de maturidade digital dá um passo em frente na conversão e comunicação de dados entre departamentos através de novas tecnologias.

Connected:

Nesta fase do processo de maturidade digital, prevê-se o aumento da produtividade através de interligações online e offline para promover o alcance de objetivos com foco na tecnologia.

Multi-moment:

Finalmente, as decisões estratégicas da empresa passam a derivar integralmente de dados e os processos definidos permitem a otimização de todos os canais e departamentos dentro da empresa.

O objetivo de iniciar um processo de Transformação Digital é a escalada das 4 fases de maturidade digital até que os dados passem a integrar a organização de uma forma natural e que façam parte do dia-a-dia das equipas.

Como transformar digitalmente a sua empresa com sucesso?

As equipas devem ser preparadas e deve apostar-se na aquisição de novas competências de âmbito tecnológico, analítico e processual. A transformação digital é um processo contínuo, uma vez que as tendências de mercado e o comportamento do cliente e da concorrência estão em constante mudança. Assim sendo, o sucesso do investimento na transformação digital depende do quão apta e ágil a organização se torna a transformar os seus processos internos utilizando tecnologia, para responder às necessidades do mercado.

A transformação digital deve incluir passos sequenciais para ser implementada da forma mais eficaz possível em cada organização, independentemente do setor de atividade.

1. Identificar necessidades críticas do negócio

Antes do início da digitalização é necessário identificar as necessidades da organização e definir os seus objetivos concretos de transformação digital. Só assim será possível medir os esforços de digitalização do negócio e perceber os benefícios que esta transformação traz para a organização.

2. Definir a estratégia de tecnologia adequada a cada uma das necessidades

Após a decisão de qual o caminho a seguir será necessário entender como iniciar o processo de transformação digital. Será através da transição para a gestão de atividades e operações na cloud? Ou através de inteligência artificial? A resposta a esta e outras questões vai determinar o rumo a seguir pela organização. Para além disso, é necessário definir as necessidades ao nível da estrutura de dados, ou seja, qual a arquitetura e tratamento de dados mais eficientes para responder aos processos críticos de cada uma das equipas.

3. Simplificar os processos e identificar as melhores soluções tecnológicas e implementar uma transformação ágil

Após reduzir o desperdício existente nos processos críticos, devem ligar-se as necessidades tecnológicas às melhores plataformas de execução prática. É inegável que, para ser bem-sucedida, a transformação digital tem de ser interativa, responsiva, flexível e ágil.

4. Criar um modelo de governance

Para acompanhar a implementação do plano de transformação e monitorizar o cumprimento dos objetivos definidos e dos benefícios alcançados é necessária a criação de um modelo de governance que permita o acompanhamento posterior à implementação da transformação digital.

O papel da Tecnologia na Transformação Digital

A tecnologia representa um conjunto de meios através dos quais se torna possível o desenvolvimento digital das organizações. Três dos maiores exemplos de tecnologia associada à transformação digital são a IoT (Internet of Things), a Inteligência Artifical e o Cloud Computing.

A IoT presume a conexão do ser humano a objetos do seu dia a dia, tais como carros, casas e eletrodomésticos através da digitalização. Esta ação permite a recolha e análise de informação em tempo real com a criação imediata de ações de resposta possibilitando, por exemplo, a criação de experiências personalizadas para o consumidor.

A Inteligência Artificial constitui um avanço tecnológico responsável pela aprendizagem de processos, hábitos e rotinas por parte de máquinas, através da recolha de dados. Um exemplo desta tecnologia é o robot Alexa da Amazon que permite a retenção de informação e a sua utilização para comunicar.

Cloud computing consiste na utilização da cloud como base para o desenvolvimento das empresas de forma ágil. Aliás, a IoT e a Inteligência Artificial são conceitos que estão atualmente democratizados em diversas organizações devido ao papel da cloud para desbloquear e desenvolver processos, tornando-os assim de uso generalizado por organizações digitalmente ativas.

Tendências para o futuro da transformação digital

A Transformação Digital é um processo dinâmico e em constante evolução, por isso a emergência de novas tendências e processos merece a atenção daqueles que queiram antecipar a orientação das tendências de digitalização do futuro.

Cibersegurança

A velocidade e quantidade de dados disponíveis tem vindo a aumentar, o que resulta no aumento de rapidez da tomada de decisões e a prevenção de erros operacionais. No entanto, existem também alguns desafios para os quais as empresas devem preparar-se. Mais de 445 milhões de ciber-ataques são reportados todos os anos, e este número tem tendência para aumentar. Por isso, a ciber segurança está no topo das prioridades tecnológicas, no que diz respeito à proteção de dados, processos e infraestruturas e deve garantir-se o investimento correspondente à sua importância nas empresas.

Inteligência Artificial e Machine learning

As ferramentas de inteligência artificial estão cada vez mais democratizadas nas organizações, e a tendência é ascendente. Permitindo identificar tendências, tomar decisões, prever cenários, aprender e melhorar os processos. A inteligência artificial garante a otimização de processos e o desenvolvimento das potencialidades do mercado para os próximos anos.

Big data

O volume de dados disponíveis cresce 40% ao ano, o que se deve essencialmente à automação de dados e democratização do acesso à internet. No entanto, para que a recolha de dados traga valor acrescentado às empresas é necessária a sua análise e a criação de informação de qualidade que permita criar vantagens competitivas para as empresas. Os big data permitem a compreensão e análise de elevadas quantidades de dados, tornando assim possível a tomada de decisões com menor risco e incerteza.

Automação

De acordo com o World Economic Forum, 80% dos CEOs estão a acelerar os esforços para digitalizar os processos de trabalho e implementar novas tecnologias. Este tema, juntamente com a automação de processos para melhoria da produtividade das equipas, vai permitir às empresas o desenvolvimento das suas operações e a revolução do mercado de trabalho. A automação vai culminar no nascimento de novos postos de trabalho que requerem mais soft skills e adaptação das empresas e respetivos colaboradores.

5G

A tecnologia 5G promete transformar e acelerar a transformação digital expandindo os seus limites para uma realidade ainda desconhecida. Para as empresas, a 5G tem um potencial quase ilimitado para revolucionar o produto ou serviço entregue ao cliente final.

Apesar dos desafios inerentes ao processo de transformação digital, os seus benefícios associados são exponencialmente superiores e determinam a sobrevivência de qualquer negócio.