Recursos Humanos Digitais

A revolução digital está a transformar as necessidades dos consumidores, cada vez mais exigentes. As organizações desenvolvem-se a um ritmo cada vez mais acelerado no sentido de responderem à procura por serviços mais competitivos, ágeis, globais, rápidos e eficazes.

As experiências digitais tornam possível o envolvimento crescente dos consumidores na sua interação com as empresas. E se as interações com os processos de Recursos Humanos fossem igualmente user-friendly? Quão diferente seria a contribuição e a performance de um colaborador tão envolvido com a sua organização, como um consumidor com as suas marcas preferidas?

Nesta jornada, os Recursos Humanos assumem o papel principal, não só na sua própria transformação, como na capacitação de toda a organização nas competências necessárias para a sua digitalização. No entanto, apesar de várias organizações reportarem alguma maturidade nas competências digitais mais básicas, como é o caso de ferramentas de self-service ou workflows, poucas são aquelas que dominam as competências avançadas, como a automação de processos, monitorização em tempo real ou analytics. Para além destas lacunas nas aptidões técnicas, existem dois erros muito comuns na gestão deste processo de transformação nos Recursos Humanos:

Não considerar o impacto nas pessoas e na cultura

Um dos principais objetivos da transformação digital é suportar a eliminação do desperdício, para que todos os colaboradores utilizem uma fatia cada vez maior do seu tempo em tarefas de valor acrescentado. Neste processo, não considerar o impacto nas pessoas pode gerar frustração e ser a causa do insucesso desta jornada. Assim sendo, é essencial mudar a cultura da organização para que se torne mais transparente, cultivando o mindset de falar com dados. As novas ferramentas digitais vão exigir que as equipas de recursos humanos se tornem mais interativas, proativas e orientadas para o cliente. Não mudar a missão dos RH pode significar o insucesso da jornada digital não só nesta equipa, como também em toda a organização

Transformação digital é só automatização

É inegável o papel de ferramentas como o RPA (Robotic Process Automation) na simplificação e automatização de tarefas transacionais repetitivas, como é o caso, por exemplo, do processamento salarial. É importante adotar uma metodologia de análise prévia dos processos críticos, priorização e re-engenharia, antes de iniciar a jornada de implementação do RPA, pois assim é possível garantir resultados disruptivos na redução do desperdício.

Adicionalmente, a digitalização, não só abre portas para a prestação de serviços mais ágeis, completos, globais e inteligentes, como também permite o upskilling dos colaboradores. Não transformar os processos antes de os digitalizar é um erro que importa evitar, uma vez que a transformação digital é a oportunidade de ouro para revolucionar a interação dos Recursos Humanos com os seus clientes internos, adotando um mindset de centralidade no cliente através da produção de serviços mais personalizados e acessíveis.

Uma das aplicações mais frequentes deste conceito é a utilização de interfaces virtuais de assistência ou os assistentes virtuais (chatbots). A implementação desta ferramenta é uma consequência do exercício de mapeamento da jornada do cliente interno. Este exercício permite identificar os pain points da experiência e reconhecer quais os processos que têm de ser redesenhados para a otimizar. Este é o ponto de partida que garante uma visão holística da interação com o cliente. Para além disso, a implementação de service-desk é outra forma de transformar a experiência do cliente, permitindo que este, de forma rápida e autónoma, resolva problemas simples.

Ao colocar a cultura e a tecnologia ao serviço da transformação de processos de Recursos Humanos, é possível simplificar, melhorar o trabalho das equipas e eliminar as barreiras de comunicação. Exemplo disso, são as várias áreas nas quais as empresas top performers têm vindo a aplicar o digital no suporte à inovação de processos:

Revolucionar a experiência de recrutamento e admissão

Com o objetivo de aumentar o envolvimento e o número de interações da organização com possíveis candidatos, o mapeamento das fontes e processos de recrutamento pode ser suportado pela utilização de chatbots. Este processo, especificamente desenhado para interagir diretamente e de forma normalizada com os candidatos, é responsável por taxas de conversão e número de candidatos consideravelmente superiores à versão manual.

Para além disso, no processo de admissão, várias são as organizações que reportam dificuldade em gerir toda a informação e comunicações com os recém-admitidos. Após a análise de quais as informações mais relevantes e a eliminação de aprovações intermédias desnecessárias, a utilização de softwares de gestão de workflows contribui para a desmaterialização e simplificação do processo. A partir do momento da assinatura do contrato, são desencadeadas ações sequenciais e automáticas, como o envio de informação prática para o onboarding ou até a partilha de contactos úteis.

Transformar o processo de desenvolvimento e formação

No caso do processo de formação, as equipas de RH tendem a gastar a maior parte do seu tempo a gerir o backoffice do processo (como o envio de convocatórias, gestão das presenças, avaliação das sessões, conciliação de agendas dos formadores e formandos, entre outras). Para aumentar a porção de tempo que estas equipas dedicam a tarefas de valor acrescentado na gestão da formação, é essencial re-desenhar e normalizar o processo suportando-o com ferramentas digitais que facilitem a interação entre organizador, formando e formador. Para além disso, é possível utilizar conceitos de gamification para aumentar a satisfação e taxa de presença nas formações, por exemplo recorrendo a elementos de competição como rankings e leaderboards.

Simplificar a gestão de benefícios

Manter atualizado o portfólio de benefícios e condições de trabalho de todos os colaboradores é uma tarefa sem valor acrescentado que consome muito tempo das equipas de RH. Muitas vezes, estes documentos exigem assinatura, o que faz crescer a gestão de papel e arquivo associado a este processo.

Apesar disso, é difícil para o colaborador consultar a sua situação laboral atualizada no que respeita a condições de trabalho, remuneração e benefícios. Para aumentar a satisfação dos colaboradores e melhorar a sua experiência, vários departamentos de Recursos Humanos têm vindo a adotar sistemas digitais que permitem o upload, assinatura digital e a consulta rápida de todos os benefícios, sem carga administrativa associada.

São várias as empresas que transformaram digitalmente as suas operações de RH e foram bem-sucedidas em alcançar uma melhor performance financeira, maior diversidade em toda a organização e uma crescente produtividade. Quando o primeiro passo dessa transformação é a simplificação, é possível colocar a tecnologia ao serviço da re-engenharia de processos e alcançar resultados excecionais na qualidade dos serviços prestados pelas equipas de Recursos Humanos.

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