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Melhoria contínua: Implementar um programa KAIZEN™ Diário

Qual é a importância de adotar o KAIZEN™ Diário para criar uma Cultura KAIZEN™

A prática de melhoria contínua nas organizações baseia-se na adoção de uma cultura KAIZEN™, mediante a modificação dos comportamentos e convicções das pessoas. Um dos pilares desta transformação é a implementação de um programa KAIZEN™ Diário.

O KAIZEN™ Diário é um programa adotado para impulsionar comportamentos em equipas naturais a todos os níveis – líderes e membros das equipas – com foco no desenvolvimento de pessoas, resolução de problemas, e melhorias sustentadas. O envolvimento tanto da equipa como do líder da equipa deverá ser assegurado, independentemente do nível e da área da organização. Qualquer departamento que trabalhe em equipa, tenha um fluxo de trabalho baseado em processos e na execução de qualquer tipo de tarefa, e que procure melhorar os resultados, a gestão das equipas e o seu enquadramento – tais como a cadeia de abastecimento, os serviços, o desenvolvimento, a inovação ou o marketing e as vendas – pode participar no programa KAIZEN™ Diário.

Para muitas equipas, os respetivos líderes não estão a fazer o seu trabalho corretamente, pois não têm tempo para os gerir e apoiar, nem para ações de melhoria. Assim, o primeiro passo é desenvolver as competências dos líderes de equipa não só em matéria de resolução de problemas e melhoria contínua, mas também no que concerne a gestão dos membros da equipa e a envolvê-los em atividades de melhoria contínua e na resolução diária de problemas. Este será o ponto de partida para a implementação do Programa KAIZEN™ Diário.

Como está organizado o programa KAIZEN™ Diário?

O plano de implementação do programa baseia-se num roadmap geralmente organizado em sprints e em diferentes competências que devem ser desenvolvidas durante a jornada de melhoria quer pelos líderes quer pelos membros da equipa.

Planeamento do KAIZEN™ Diário

Ao definir o roadmap, o primeiro passo é o planeamento do KAIZEN™ Diário, que consiste em completar uma avaliação da preparação de modo a compreender se as equipas estão prontas a adotar práticas diárias de gestão. Trata-se de uma análise da organização para verificar se esta está dividida em equipas naturais organizadas por fluxos de valor, quais são as cascatas de reuniões e se os líderes das equipas têm ou não um rácio de controlo adequado.

Gestão diária

O primeiro sprint do roadmap é relativo à gestão diária , onde o líder da equipa deve recorrer aos princípios KAIZEN™ Leadership e às competências de gestão de equipas com vista a envolver todos os colaboradores em ações frequentes de melhoria contínua. Nas reuniões diárias da equipa e mediante a utilização de quadros de equipas visuais, os líderes devem identificar problemas, estabelecer objetivos e controlar os KPIs do Gemba, agindo imediatamente com contramedidas em caso de desvios.

Normalização

A isto segue-se o segundo sprint – normalização – para implementar melhores normas de trabalho de modo a resolver os problemas previamente identificados, recorrendo a ferramentas tais como os 5S, Standard Work, Kamishibai, Gemba Walks, e Help Chain.

Formação e Coaching

O sprint seguinte está relacionado com a formação e coaching, nomeadamente com a definição das instruções de trabalho, o Improvement Kata, e o Coaching Kata, que são rotinas para apoiar tanto as equipas como os líderes a desenvolverem novos hábitos e competências de melhoria.

Resolução estruturada de problemas

Para finalizar, a resolução estruturada de problemas envolve ferramentas como: a matriz e meios de auto-qualidade; A3s de resolução de problemas; e plataformas digitais sofisticadas para gerir KPIs.

Durante todo o processo, as organizações devem verificar o Standard Work do líder para melhor aproveitar o tempo e os recursos e compreender como o líder pode melhorar as relações com a equipa, promovendo ao mesmo tempo uma cultura de abertura à mudança.

roadmap gestao diaria

Qual é a importância dos quadros visuais

A utilização de quadros de desempenho e de resolução de problemas, quer virtuais quer físicos, é crucial para o sucesso do programa KAIZEN™ Diário, pois permite a visualização dos KPIs com o intuito de ajudar a estabelecer contramedidas específicas, aumentando a organização do trabalho e o planeamento, e possibilitando a dinamização do modelo PDCA (planear, desenvolver, confirmar e atuar). Contudo, os quadros visuais apresentam o risco de desagregarem as ações ou de serem demasiado grandes contendo informação excessiva.

Os elementos visuais do quadro são adequados quando permitem que as equipas naturais respondam às cinco perguntas seguintes:

  • Estamos a ganhar ou a perder em 3 segundos?
  • Como é que o indicador se comporta ao longo do tempo?
  • Que medidas tomaremos diariamente?
  • Quais são as principais causas ao longo do tempo?
  • Como podemos eliminar um problema sistémico com contramedidas de melhoria eficazes?
  • Adicionalmente, outras competências do KAIZEN™ Diário que devem ser estimuladas com quadros visuais nas reuniões de equipa são: o planeamento do trabalho em equipa; a implementação do Standard Work; o uso de instruções de trabalho para formar novos colaboradores; e a melhoria das relações no trabalho.

    Exemplo de um quadro:

    quadro gestao equipa

    Porque é que precisamos de um programa KAIZEN™ Diário?

    O objetivo da implementação de um Programa KAIZEN™ Diário é passar de uma cultura organizacional tradicional para uma cultura KAIZEN™ no sentido de aumentar progressivamente a parte da organização que trabalha na melhoria contínua. Uma organização que é gerida de forma tradicional é uma organização onde o “firefighting” não estruturado é comum. Nomeadamente, onde os problemas recorrentes devem ser resolvidos, onde existe uma grande quantidade de muda (tarefas sem valor acrescentado), e onde há uma grande incapacidade de sustentar melhorias. A proposta do programa KAIZEN™ Diário surge neste contexto para transformar este ambiente tradicional numa cultura KAIZEN™ de melhoria, baseada na resolução de problemas mediante a gestão visual, a normalização, a melhoria contínua, e o desenvolvimento dos membros das equipas.

    Ainda tem questões sobre o KAIZEN™ Diário?

    O que é a gestão diária?

    A gestão diária consiste na criação de práticas e rotinas de monitorização sistemática das equipas, analisando desvios e causas raiz, e identificando oportunidades de melhoria, para fomentar uma cultura de melhoria contínua diária onde todos estão envolvidos todos os dias em todas as áreas da organização.

    O que é a normalização?

    A normalização é uma ferramenta de melhoria contínua que se refere à documentação das boas práticas atuais para uma determinada atividade, constituindo a forma mais fácil e segura de alcançar e manter um nível de qualidade definido. Uma vez estabelecida uma norma, esta pode ser ainda melhorada e contribuir para a criação de uma nova norma, e assim sucessivamente.

    O que é a resolução estruturada de problemas?

    A resolução estruturada de problemas refere-se à capacidade de resolver problemas complexos tais como a redução de desperdícios a partir de equipas multidisciplinares e de ferramentas digitais.

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