Caso de Estudo

Otimizar rotas e normas de embalagem​

A empresa

Esta empresa é fornecedora de serviços partilhados integrados para os cuidados de saúde, tendo experiência em serviços nas mais diversas áreas, desde planos de nutrição, a limpeza de instalações e gestão de lavandaria, até aos serviços de distribuição e gestão de stocks.

O desafio

Relativamente aos serviços de distribuição e gestão de stocks, esta empresa deparou-se com o desafio de coordenar o processo logístico de distribuição de vacinas.

Embora totalmente integrada nas suas áreas de negócio, a magnitude desta operação exigiu uma nova abordagem a todos os processos em matéria de gestão de armazéns e planeamento de rotas.

Desta forma, o objetivo principal era claro: como criar uma operação ágil a partir do zero? Para criar uma solução que respondesse às características da situação, foi necessário identificar as principais especificidades e necessidades do processo de distribuição de vacinas. Entre as quais destacavam-se:

  • As rotas de distribuição das vacinas eram criadas diariamente para responder ao número variável de locais de entrega e à limitação da capacidade dos transportes;
  • Para os horários de distribuição deviam ser consideradas as janelas de tempo dos centros de vacinação;
  • No que diz respeito aos horários de distribuição, devem ser consideradas as janelas de tempo dos centros de vacinação;
  • Relativamente à comunicação, as equipas deparavam-se com uma ausência de cross-checking de informações, como os itinerários de saída e a informação das encomendas. Isto impedia uma correta estimativa do número de caixas a serem preparadas pelo armazém.

A Abordagem

Para responder ao desafio acima referido, foi implementada a metodologia KAIZEN™ para definir a visão futura de todos os processos. Depois disso, foram identificados 2 requisitos a serem abordados com competência analítica: a otimização das rotas e as regras de embalagem.

Para a concretização deste projeto, foi igualmente utilizada a metodologia Agile que ajudou a fornecer versões incrementais das ferramentas desenvolvidas de modo a assegurar um alinhamento total com os requisitos da operação, sendo o relacionamento de proximidade com as equipas de TI crucial para que todos os dados estivessem sempre atualizados e diretamente ligados ao sistema.

A solução foi estruturada em duas fases:

  • Na fase de planeamento e personalização de rotas, foi desenvolvido um algoritmo de rotas capaz de minimizar os quilómetros percorridos, o tempo de viagem e o número de veículos utilizados. Simultaneamente, foram integrados os locais estratégicos de x-docking.
  • Na fase da criação do plano, foram criadas diferentes visualizações resumidas, que eram lidas pelo sistema e geravam as etiquetas das caixas, as informações do PDA para os condutores, assim como alertas automáticos para os centros de vacinação.
  • Foi também desenvolvido um algoritmo de distribuição, que permitiu a mistura das diferentes marcas das vacinas e otimizou a composição das caixas, maximizando o número de frascos por caixa. .

Resultados

O principal resultado foi a implementação de todos os requisitos necessários no tempo necessário para iniciar a distribuição da vacina.

A utilização destas capacidades analíticas foi também crucial para ajudar a definir a melhor rede de distribuição: ao implementar uma estratégia de x-docking, o custo de entrega reduziu 25%.

Como existiam diferentes tipos de vacinas, com diferentes formatos de embalagem, surgiu a necessidade de implementação de um algoritmo capaz de determinar o número ideal de caixas necessárias. A solução desenvolvida reduziu em 30% o número de caixas utilizadas, o que afetou diretamente, não só o número de recursos físicos necessários, como também melhorou a utilização da capacidade dos camiões, permitindo fazer mais entregas.

Outros resultados intangíveis:

  • Operação construída do zero com todas as alterações e personalizações a serem efetuadas online (tolerância zero a erros);
  • Comunicação eficaz entre todas as partes - armazém, motoristas, sala de controlo de missão e forças de segurança.

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