Excelência Operacional: o guia completo para a melhoria organizacional​

Para criar eficiência de fluxo, as empresas devem procurar obstáculos ao fluxo ou desperdícios. O que é considerado desperdício dependerá das características e necessidades do negócio. Todavia, foi desenvolvido um modelo que define os sete tipos de muda, e que pode ser aplicado a todas as áreas de negócio.

Depois de se compreender onde se encontram os desperdícios, os passos a seguir devem ser a sua eliminação e a expansão do valor. Por outras palavras, as empresas devem reduzir o desperdício substituindo por atividades de valor acrescentado.

Ir ao Gemba

Os gestores devem deslocar-se ao Gemba – o lugar onde tudo acontece – para verem o que se está a passar na sua empresa e porque está a acontecer de determinada forma. A tomada de decisões deve basear-se em factos e dados precisos e não em opiniões ou suposições.

Não é fácil conseguir um Gemba dinâmico nem garantir que este se mantém dinâmico à medida que o tempo passa. O processo de visita ao Gemba deve ser normalizado para assegurar eficácia e consistência.

“Uma gestão pouco presente nunca é eficaz porque alguém, que não está presente, tem pouca noção das perguntas a fazer e, normalmente, não permanece tempo suficiente em nenhum ponto para obter a resposta certa.” W. Edwards Deming

Capacitar as pessoas

As organizações devem reger-se pelo princípio de “não culpar, não julgar, ao invés de incentivar a postura de “inspetor”, atribuindo culpas a todos e provocando um clima de crise. Este princípio é um dos mais simples de compreender e geralmente o mais complicado de aplicar.

Por conseguinte, as organizações devem trabalhar para desenvolver a liderança e capacitar as pessoas a todos os níveis. Isto pode ser feito através de um programa de desenvolvimento de equipas onde todos são encorajados a participar no processo de melhoria tendo como princípios fundamentais o respeito e o reconhecimento. Paralelamente, também o treino e a confirmação do processo desempenham um papel essencial. São pilares fundamentais para sustentar os resultados e desenvolver as capacidades das pessoas. Os Gemba Walks, quando realizados com uma mentalidade de coaching, garantem que os objetivos são compreendidos e transpostos para o trabalho com sucesso, estimulando as pessoas a pensar e a decidir por si próprias, respeitando o negócio. A implementação de novas rotinas em toda a hierarquia criará um autêntico movimento de transformação cultural.

Ser transparente

As empresas tendem a apresentar apenas os resultados positivos para motivar e aumentar a confiança das equipas. Contudo, é também essencial mostrar os resultados negativos para sensibilizar as pessoas para a necessidade de uma mudança de rumo e de atitude. A gestão visual responsabiliza as pessoas, promove um trabalho previsível e eficaz, melhora o alinhamento, e ajuda a alcançar e a sustentar resultados inovadores de forma consistente. Quando a informação é transparente e fácil de compreender, esta ajuda os colaboradores a fazerem o seu trabalho, e todos ficam a ganhar.

Como implementar eficazmente a gestão Lean e alcançar a excelência operacional

Para implementar a gestão lean, as empresas podem seguir duas abordagens: melhoria contínua, incremental e diária em todas as equipas de uma organização; e melhoria ocasional, disruptiva, planeada e focalizada em certas áreas com um objetivo específico e ambicioso.

O roadmap de gestão Lean varia de empresa para empresa. No entanto, a excelência organizacional assenta em três pilares: desenvolvimento estratégico, liderança, excelência nos processos e gestão de equipas, e cultura.

1.Strat KAIZEN™ :

Identificar as iniciativas estratégicas vitais para transformar o negócio, criar vantagem competitiva, e executá-las com excelência.

2. Eventos KAIZEN™ :

Melhorar os processos de negócio seguindo ciclos de Eventos KAIZEN™ com equipas de projeto multidisciplinares de modo a alcançar resultados disruptivos.

3. KAIZEN™ Diário:

Incutir comportamentos KAIZEN™ em todas as equipas para desenvolver uma cultura de melhoria contínua e melhorar incrementalmente o seu desempenho.

As empresas que procuram a excelência operacional devem adotar uma mentalidade que promova a resolução de problemas, o trabalho de equipa, e crescimento. Transitar para uma cultura de melhoria contínua implica uma mudança de comportamentos e é preciso encontrar tempo para nos dedicarmos à prática KAIZEN™.

Tem ainda algumas questões sobre Excelência Operacional?

O que é melhoria contínua?

A melhoria contínua refere-se à otimização constante de produtos, serviços, ou processos através de melhorias incrementais e disruptivas. O termo melhoria contínua poderá ser muito abstrato se não for colocado num contexto específico. É um esforço permanente rumo à perfeição em tudo o que se faz. Na gestão lean, a melhoria contínua é também conhecida como KAIZEN™.

O que é a metodologia KAIZEN™?

O KAIZEN™ é uma abordagem comprovada que visa a criação de uma melhoria contínua todos os dias em todas as áreas de uma organização, contando com o envolvimento de todos – liderança, gestão e colaboradores – tendo como base a identificação e eliminação de muda (termo japonês para desperdício). .

Foi através do livro “KAIZEN™: The Key to Japan’s Competitive Success” de Masaaki Imai – fundador do Kaizen Institute – que foi introduzido o termo KAIZEN™ no mundo ocidental em 1986. Hoje, a metodologia KAIZEN™ é reconhecida mundialmente como um pilar essencial da estratégia competitiva a longo prazo de uma organização.

O KAIZEN™ Lean visa quebrar paradigmas de gestão e operacionais, isto é, um modelo, regra ou hábito que influencia a forma como uma dada situação ou problema é tratado dentro de uma organização.

O que é Six Sigma?

Six Sigma refere-se a um conjunto de métodos e ferramentas para a melhoria dos processos empresariais e para a gestão da qualidade. O Six Sigma visa melhorar a qualidade, identificando defeitos, determinando as suas causas, e melhorando os processos para aumentar a repetibilidade e precisão dos resultados.

O termo Six Sigma tem origem na modelação estatística dos processos de produção. A maturidade de um processo de produção pode ser caracterizada em função de uma classificação sigma que indica o rendimento do processo ou a percentagem de produtos sem defeitos que cria – concretamente, dentro de quantos desvios padrão de uma distribuição normal corresponde a fração de resultados sem defeitos. Na verdade, o Six Sigma é uma metodologia de resolução de problemas baseada em dados.