Excelência operacional no departamento financeiro

Uma das preocupações de qualquer CFO (Chief Financial Officer) é a performance operacional das suas equipas que influencia diretamente a qualidade e a rapidez da informação prestada a todos os stakeholders.

De facto, qualquer erro ou atraso pode significar incorrer em despesas desnecessárias, pagamento de multas ou até partilha de informação incorreta.

Ao mesmo tempo, a pressão interna para estes departamentos reduzirem os seus custos operacionais é cada vez maior, assim como a exigência do valor que acrescentam aos negócios e a necessidade de controlo num ambiente com regulações cada vez mais rigorosas e complexas.

Todos estes desafios colocam às equipas financeiras a necessidade de melhorar a sua produtividade, o nível e a qualidade dos serviços que prestam e, assim, deixarem de ser apenas depositários das contas de resultados da empresa, para se tornarem verdadeiros parceiros na implementação da estratégia da organização.

Ao reduzir o Lead Time dos processos, os erros, a burocracia nos processos e o tempo dedicado a tarefas sem valor acrescentado, estas equipas tornam-se capazes de fornecer informação com o máximo de qualidade no mínimo prazo possível.

Principais desafios para a eficiência das equipas financeiras

Nesta jornada de transformação, é frequente que os CFOs se deparem com características únicas das suas equipas que dificultam o processo de melhoria. Conhecer estas particularidades de origem cultural e processual, é o primeiro passo para compreender as razões das ineficiências destes departamentos e, assim, melhor liderar esta transformação:

Elevada interdependência de outras áreas

Em qualquer organização, todas as áreas fornecem informações e, ao mesmo tempo, recebem inputs que utilizam na criação de outros entregáveis. No caso do departamento financeiro, esta dependência é significativa e pode ser a razão de atrasos, erros ou paragens nos processos. Exemplo disso é a área Jurídica que fornece inputs valiosos quanto às regulações fiscais e legais que esta área tem de cumprir, mas que, ao mesmo tempo, é cliente do departamento financeiro nos processos de faturação cuja cobrança transita para contencioso.

As dependências estendem-se ainda para o departamento de IT com temas relacionados com o acesso a sistemas de informação e normalização contabilística, ou até às Operações com a necessidade de informações relativas a faturação a clientes. Todo este ecossistema pode tornar-se difícil de gerir e facilmente desencadeia perdas de produtividade na equipa e dificuldades no cumprimento de prazos.

Dados pouco fiáveis e imprecisos

Em média, o tempo gasto pelas equipas financeiras na procura de dados e na identificação e correção de erros representa cerca de 50% do seu tempo. Esta área depende de informação de várias fontes que, na maior parte das organizações, está centralizada informaticamente. Apesar do acesso central à informação, o desafio reside em garantir a visibilidade, coerência e fiabilidade destes dados que dependem de introdução manual realizada por vários intervenientes dentro e fora do departamento financeiro.

Dificuldade em balancear a carga de trabalho

A sazonalidade de tarefas inerente a este departamento é um dos motivos que mais dificulta a redução do Lead Time dos seus processos. De facto, trata-se de uma área com uma elevada percentagem de tarefas fixas e repetitivas mensal ou semanalmente, de acordo com os prazos regulamentados.

Tal significa que os picos de trabalho são mais difíceis de nivelar e frequentemente exigem o recurso a horas-extra de trabalho. Adicionalmente, as repetidas validações ou autorizações necessárias ao longo da maior parte dos processos financeiros provocam paragens da informação e atrasos na obtenção dos entregáveis finais. Estes fatores contribuem para que as equipas utilizem elevados lotes de trabalho para privilegiar a produtividade individual da tarefa. De facto, a utilização de lotes de grandes dimensões na execução de tarefas conduz a uma maior eficiência dos recursos, no entanto, tem como consequência uma menor eficiência no fluxo de informação, visível através de maiores volumes de trabalho em curso e Lead Times superiores na entrega do resultado final ao cliente interno.

Estes são os principais obstáculos que impedem os departamentos financeiros de responder às crescentes exigências por serviços mais rápidos, mais rigorosos e com maior qualidade. É essencial que os CFOs desafiem as suas equipas a tornar a excelência operacional numa prioridade interna e para os restantes stakeholders da organização.

Como melhorar a eficiência operacional em finanças

O foco destes departamentos tem vindo a mudar para garantir eficiência operacional que permita a tomada de decisões mais informada e assertiva com base na informação disponível. Para isso, os líderes devem apostar nas seguintes áreas de ataque:

Investir no treino contínuo das equipas:

O mais pequeno erro pode ter um impacto significativo na qualidade dos dados reportados e, por isso, é fundamental que estas equipas sejam ágeis, flexíveis e proficientes na utilização do software de reporte financeiro e na execução dos processos críticos.

Reduzir o desperdício dos processos recorrendo a ferramentas digitais:

A eliminação de tarefas sem valor acrescentado e a automatização das restantes permite ganhos significativos na eficiência das equipas, geralmente medido através do OPE (Overall People Effficiency). Para isso, pode contribuir a utilização de ferramentas como o Process Design, com a qual os processos são otimizados previamente à sua automatização

Melhorar a colaboração entre departamentos:

A definição de níveis de serviço entre departamentos fornecedores e clientes da área financeira é uma medida que pode contribuir para que esta área receba toda a informação necessária dentro dos prazos desejáveis. Para além disso, para reduzir o Lead Time das operações (por exemplo, o tempo demorado a lançar todos os documentos de uma determinada conta), contribui a redução dos tamanhos dos lotes de trabalho. Tal significa lançar cada um dos documentos no momento em que estão disponíveis sem esperar pelo fim do mês. Esta medida permite reduzir os bottlenecks de capacidade ao nivelar a distribuição de tarefas ao longo do mês.

Desenvolver um programa de Gestão de Talento:

para que as equipas de finanças fortaleçam o seu papel na tomada de decisão e na liderança de processos, as organizações devem desenvolver um Modelo de Gestão de Talento que permita atrair, motivar, contratar e reter as melhores competências nestas áreas.

Melhorar a função financeira

O foco na otimização e na normalização dos departamentos financeiros permitir-lhes-á estabelecer relações cada vez mais próximas com as áreas de negócio e torná-las capazes de entregar processos globais alavancados com experiências diferenciadoras para o cliente interno. Estas equipas devem ainda ser capazes de identificar oportunidades e pontos de pressão nos reportes financeiros, assim como prever a performance do negócio e fornecer recomendações valiosas às operações.

Na área Financeira, trabalhamos lado-a-lado com CFOs e gestores de equipa para desenvolver operações financeiras produtivas e inovadoras, que respondam de forma eficaz e eficiente às constantes solicitações das áreas de negócio.

#administração e serviços #serviços partilhados