Explorar o poder da transformação digital

Com o rápido avanço das novas tecnologias em todos os setores, os líderes dos negócios sentem a pressão para conduzirem as suas operações no sentido de uma nova realidade digital. Num ambiente global competitivo, não acompanhar a transformação pode significar a perda de oportunidades de negócio para a concorrência. A utilização de novas tecnologias pode criar novos modelos de negócio e transformar as operações de forma disruptiva. Um estudo realizado nos EUA concluiu que em 64% das empresas a transformação digital já tem um impacto profundo nos negócios e na capacidade de estas empresas serem competitivas.

O desafio para a maioria das empresas é criar uma estratégia de transformação digital que se foque nos principais processos, garantindo ao mesmo tempo o alinhamento ao longo de toda a empresa, o envolvimento da equipa, resultados tangíveis e um elevado retorno do investimento.

O que é a transformação digital e quais são os seus benefícios?

A transformação digital tem sido, nas últimas décadas, o mote das empresas. Contudo, este conceito e diferentes aplicações podem variar dependendo do setor. A única constante é que a transformação digital visa beneficiar de ferramentas tecnológicas para melhorar ou criar novos processos, que proporcionem operações mais eficientes, melhores experiências ao cliente e serviços mais eficientes.

O objetivo das transformações digitais nas empresas nunca deve ser apenas a implementação da própria tecnologia. O foco deve incidir na utilidade da tecnologia no suporte à inovação para alcançar resultados em termos de:

• Flexibilidade: adaptação a alterações nas necessidades dos clientes, dimensionamento reativo da capacidade e maior personalização
• Eficiência: maior produtividade, melhor qualidade, menor utilização de recursos e menos stocks
• Segurança: melhoria da ergonomia e menos acidentes
• Serviço: Lead Times mais curtos, maior satisfação do cliente e menos retrabalho
• Organização e tomada de decisões: maior facilidade de gestão da equipa, informação mais transparente, dados em tempo real e tomada de decisões baseada em dados

Porque é que as transformações digitais falham?

Conforme a tendência se estabelece, muitas empresas estão a definir estratégias e a implementar projetos de transformação digital. Contudo, a maioria destes tem um baixo impacto no desempenho ou nos resultados financeiros e o retorno do investimento (ROI) fica aquém do positivo. Na verdade, os líderes relatam que 70% dos projetos de transformação digital não atingem os objetivos definidos.

A que podem os líderes atribuir o insucesso destes projetos? Com diferentes variáveis envolvidas, a maioria dos insucessos deve-se a dois aspetos: processos e pessoas.

Digitalizar processos sem os otimizar

O primeiro erro crucial que as empresas cometem incide na transformação de processos e informações manuais/analógicas em digitais, sem repensar o processo propriamente dito. Quando tal acontece, as equipas acabam por digitalizar processos que não são relevantes para a organização, que não aumentam o valor para o cliente ou mesmo que são redundantes e repletos de burocracia e desperdício.

Os processos precisam de ser redesenhados de acordo com a sua sequência ótima antes que as ferramentas digitais possam ser introduzidas. Isto garante que investimos na digitalização apenas das tarefas críticas e que o processo “na retaguarda” da ferramenta é o mais lean, eficiente e adequado.

Digitalização isolada e desdobramento sem estratégia ou um piloto

A implementação de projetos de digitalização isolados dentro de uma organização pode originar silos tecnológicos, criados por diferentes ferramentas que não comunicam adequadamente entre si. Isto resultará numa estrutura de dados dispersa, que não beneficiará a organização na tomada de decisões com base em dados e tornará mais difícil a cooperação entre as áreas. Um inquérito recente concluiu que 41% das empresas ainda utilizam as tecnologias digitais como soluções autónomas.

É importante encarar a transformação digital como um processo de negócio estratégico, identificando as áreas da empresa que beneficiariam mais com esta melhoria, juntamente com os processos críticos a serem redesenhados e digitalizados. Com o roadmap adequado disponível, a validação das soluções através de um piloto garante uma estabilidade básica antes de uma implementação à escala da empresa. Durante o desdobramento, surgirão melhorias incrementais da utilização massiva das tecnologias e os líderes devem sentir-se confortáveis em melhorar ao mesmo tempo que escalam.

Negligenciar a gestão da mudança na transformação digital

A transformação digital irá inevitavelmente afetar a forma como os recursos trabalham diariamente. Com esta mudança surge o atrito, a descrença e a incerteza. Os líderes não podem ignorar a importância de envolver as equipas desde o início do desenho da solução. Isto irá garantir que quando chegar o momento da implementação, as equipas já estão confortáveis com a solução e preparadas para sustentar o crescimento da mesma.

Harmit Singh, Vice-Presidente Executivo e CFO da Levi Strauss’ salienta a importância da mudança cultural no âmbito da transformação digital, no artigo publicado no HBR “Ao longo desta experiência, descobrimos que as mudanças que a transformação digital provocou na cultura da nossa empresa são tão benéficas como as novas competências técnicas que proporcionou. As transformações digitais são mais do que o recurso a novas soluções ou plataformas de digitalização e fluxos de trabalho. Trata-se de transformar o seu pessoal de modo a que pensem de forma ágil e digital e incentivar a criação e adoção de tecnologia que é nova para a equipa e por vezes nova para a indústria em geral.”

Em que medida é que o KAIZEN™ e a transformação digital combinam?

A abordagem KAIZEN™ fornece resultados disruptivos em transformações de processos e confere às equipas a capacidade de operar de forma mais inteligente ao mesmo tempo que implementa os processos recentemente melhorados. Esta estrutura de melhoria define o panorama perfeito para a transformação digital: um ambiente onde os processos críticos são otimizados e onde as equipas são capazes de se adaptar a novas formas de trabalho, de uma forma ágil.

Uma jornada de transformação digital não deve ocorrer como um processo autónomo, com o propósito de digitalizar a empresa. Deve, antes, fazer parte da estratégia de melhoria da empresa, juntamente com a transformação do processo, o desenvolvimento de competências e o desenvolvimento da cultura.

Construir uma estratégia de transformação Digital KAIZEN™

A construção de uma estratégia de transformação digital começa pelos objetivos estratégicos da empresa. Os objetivos a médio e longo prazo para a empresa determinam as áreas da organização que necessitarão de uma melhoria estratégica, quer seja para reduzir custos, melhorar o serviço ou aumentar a qualidade. Com os fluxos de valor para a melhoria definidos, é o momento de realizar uma análise aprofundada que indique as oportunidades a abordar em termos de melhoria de processos, digitalização e conhecimento ou desvios de recursos.

Com as áreas prioritárias definidas, o desenho da visão da situação futura para os fluxos de valor da empresa vai gerar um roadmap de transformação para as equipas seguirem. Este é o momento em que o impacto das iniciativas a implementar deve ser claramente avaliado, tal como o benefício que irá ser gerado. Isto evitará que qualquer tipo de atividade com baixo ROI seja resolvida.

Para preparar este debate sobre a estratégia digital, é necessário primeiro compreender as áreas onde a mesma pode ser aplicada:

• Smart Operations: implementação em processos industriais, principalmente produção, logística, manutenção, qualidade, segurança e meio ambiente.
• Digital Services: implementação em departamentos transacionais e de serviços tais como finanças, administração, contabilidade, RH, marketing, vendas ou serviço ao cliente.
• Smart Development: implementação em atividades de engenharia como inovação, investigação, ou desenvolvimento de produtos

Em segundo lugar, a informação sobre as tecnologias disponíveis permite uma discussão mais frutífera sobre as oportunidades digitais do negócio. A tecnologia mais adequada depende do setor, da empresa e da área de negócios. Deverá realizar-se uma fase de avaliação e a melhor tecnologia e fornecedor de tecnologia deverá ser definida de acordo com as oportunidades identificadas. Os 3 principais grupos de tecnologias a serem aplicados são:

• Automatização de processos e tarefas, através de ferramentas como Robotic Process Automation (RPA) ou a simples robotização.
• Fluxo de informação digital: sistemas de informação, integração vertical de máquinas e sistemas de informação, integração horizontal através da integração com fornecedores e clientes e outros locais da empresa.
• Advanced Analytics: ferramentas analíticas eficazes que processam grandes conjuntos de dados e os transformam em conhecimentos atuáveis para ajudar na tomada de decisões e na melhoria dos processos.

Como iniciar a implementação da transformação digital

A implementação da estratégia Digital KAIZEN™ deve começar com uma avaliação para definir o melhor roadmap para cada área dentro da empresa. É aqui que a solução detalhada é desenhada para alcançar os objetivos desejados estabelecidos na definição da estratégia.

Após o desenho da solução, define-se o produto/área/equipa/processo piloto. Este será o ambiente controlado para desenvolver, testar e aperfeiçoar a implementação da tecnologia. Quando a estabilidade básica é alcançada e os resultados são comprovados, as soluções são implementadas em todas as outras áreas definidas. Para uma rápida e eficiente escalada, os recursos internos devem estabelecer um processo de formação e de melhoria que aproveite a experiência piloto adquirida para facilitar a integração nos novos pontos de implementação.

Passos de implementação para uma transformação digital KAIZEN™

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