Diagnóstico e Planeamento de uma Transformação Digital num Produtor de Componentes Elétricos

A empresa

Esta empresa integra uma multinacional espanhola que se dedica à produção de soluções para subestações elétricas em distribuição primária e secundária. A fábrica em questão produz proteções e automatizações, que são integradas com o resto das soluções produzidas por outras empresas do grupo para entregar uma solução completa aos seus clientes finais. Esta fábrica tem 90 trabalhadores, um volume de negócios anual de 30 M€ e o processo de produção é principalmente composto por montagem manual e testes finais.

A empresa é especializada no desenho e produção de soluções personalizadas, o que gera um elevado nível de variabilidade no processo produtivo. A produção é feita por encomenda em 100% dos casos e a maioria dos componentes são adquiridos e fornecidos mediante uma encomenda específica.

O desafio

A empresa tem vindo a trabalhar na implementação e evolução do seu sistema de melhoria contínua, bem como na melhoria dos processos de produção e logística no âmbito da estratégia global do grupo.

Em anos recentes, foram lançadas algumas iniciativas na área da transformação digital, mas foi identificada a necessidade de criar um plano estrutural para a transformação digital que abranja todas as áreas da empresa e os seus processos com o intuito de criar um plano global que dê prioridade às iniciativas, sequenciando-as de forma otimizada, e que ajude a definir os investimentos necessários e os benefícios potenciais ano após ano.

As principais oportunidades de melhoria estão na área da digitalização e automatização dos fluxos de informação que reduzem drasticamente a necessidade de tratamento manual da informação, bem como na melhoria da visibilidade do estado dos processos, da fiabilidade dos dados e da informação disponível, reduzindo assim os erros.

A abordagem

Esta metodologia tem como foco uma análise detalhada dos processos e cadeias de valor, o que permite identificar oportunidades de melhoria e desenhar soluções que vão diretamente ao ponto de impacto na geração de resultados. Por sua vez, esta abordagem permite compreender as necessidades de transformação adjacentes à implementação da tecnologia (transformação de processos, pessoas, modelo de negócio, etc.) e como estas implementações devem ser sincronizadas.

Análise da Situação Atual

O primeiro passo é realizar um mapeamento end-to-end do fluxo de material e das principais informações e fluxos de dados. Nesta fase, são identificadas as principais oportunidades de melhoria, desperdício e variabilidade do processo. As oportunidades identificadas devem ser agrupadas em diferentes eixos de análise de soluções, uma vez que é mais comum que muitas das oportunidades identificadas sejam tratadas sob o enquadramento da mesma solução.

Nesta análise inicial, foram identificadas oportunidades de melhoria, focadas principalmente em:

• Falta de visibilidade do estado do processo (desde a aceitação da encomenda, desenho da solução, aquisição e produção);
• Os fluxos de informação e bases de dados não são robustos, sendo maioritariamente manuais, e tendo pouca rastreabilidade da informação;
• Falta de dados para a tomada de decisões;
• Dados incorretos e pouco fiáveis;
• Informação duplicada em vários locais e não atualizada;
• Dificuldade em encontrar a informação necessária, retrabalho, e perdas de eficiência associadas.

Desenho da Visão Futura

O próximo passo focou-se na análise e desenho macro de soluções relativas às diferentes oportunidades de melhoria identificadas. Durante esta etapa, é fundamental elaborar uma lista de requisitos e funcionalidades necessárias da solução a ser implementada, bem como um macro desenho da estrutura das soluções que nos permita compreender o objetivo pretendido. Isto facilita a procura de soluções existentes no mercado que realmente satisfaçam as necessidades identificadas.

Para este caso, as principais soluções apresentadas foram:

• Digitalização e automatização do fluxo de planeamento da entrada de pedidos até ao sequenciamento detalhado de linhas, planeamento e comunicação com os fornecedores;
• Implementação de um sistema MES para digitalizar a gestão da produção, desde a recolha de dados e relatórios ao planeamento e gestão de recursos;
• Desenvolvimento de instruções de trabalho interativas, fundamentais neste processo de elevada complexidade e montagem manual variável.
• Implementação de um sistema de gestão de armazém para otimizar os processos de picking com informação em dispositivos móveis, rotas de picking otimizadas, sistemas poka-yoke para evitar erros de picking, etc;
• Atualização de todas as ferramentas de engenharia e desenvolvimento de produtos (simulação, mockup digital, gestão de conteúdos, gestão de projetos);
• Adequação da dinâmica de gestão diária da empresa para adaptação à disponibilidade de informação em tempo real, permitindo a redução dos tempos de resposta e a utilização eficaz dos dados para analisar e solucionar incidentes de uma forma estruturada;
• Desenho de um modelo de governance para a transformação digital, garantindo a coordenação do plano de transformação, inclusive a evolução das pessoas e das suas competências, processos e tecnologia.

Resultados

Finalmente, a última etapa compreende a criação do roadmap de transformação onde é indispensável considerar as prioridades da empresa, o impacto de cada solução, a sequência lógica de implementação, assim como a disponibilidade de recursos humanos e económicos, que nos permitem definir a rapidez e a sequência de implementação;

Neste exemplo, estabeleceu-se um plano de implementação de 4 anos, que pode ser revisto todos os anos seguindo a metodologia de Value Stream Analysis da Transformação Digital.

O potencial estimado do plano de transformação tem um impacto de 17% no EBITDA da empresa. Este impacto resulta de diferentes origens:

• Redução do tempo de engenharia e do Lead Time para desenvolver novos produtos;
• Aumento da eficiência da linha, reduzindo erros de desenho de produtos, atrasos no fornecimento de materiais, problemas de qualidade de montagem e melhorar a visibilidade dos dados de produção em tempo real;
• Aumento da eficiência logística no processo de picking e receção;
• Aumento da produtividade da equipa de planeamento e fornecimento de material, através da automatização da maior parte das tarefas manuais.

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