O papel da Melhoria Contínua na Era Digital

Em 1859, na Teoria da Evolução das Espécies, Darwin destacou que – “Não é o mais forte que sobrevive, nem o mais inteligente, mas o que melhor se adapta às mudanças”. Na verdade, foram os constantes desafios que permitiram uma evolução persistente das espécies. A inércia perante a alteração da dinâmica da envolvente gerou uma seleção natural, que destaca não só a extinção dos inertes, como o aparecimento de espécies com características diferenciadas e mais bem preparadas para as adversidades.

No mundo empresarial, a capacidade de reinvenção e inovação face ao paradigma atual é igualmente essencial para a sobrevivência de qualquer organização. Na verdade, fazer isto é um desafio e os dados vêm confirmar esta premissa, pois apenas aproximadamente 10% das empresas que constavam no índice da Fortune 500 em 1955 nele se mantêm atualmente. O sucesso de hoje não garante a sua continuidade, no futuro.

A metodologia KAIZEN™ surgiu após a Segunda Guerra Mundial, em tempo de escassez de recursos e de uma profunda crise no seio da economia japonesa. A necessidade de tornar as empresas japonesas altamente eficientes e rentáveis foi a prioridade do país nos anos do pós-guerra. Com investimento, estudo das técnicas produtivas americanas e a melhoria dos métodos empregues até então, foi possível revolucionar a malha industrial de um país que, mais tarde, se viria a tornar numa potência mundial.

Masaaki Imai – fundador do Kaizen Institute Consulting Group – foi um dos grandes pioneiros na disseminação da metodologia KAIZEN™ que hoje, é reconhecida mundialmente, como um importante pilar da estratégia competitiva das organizações.

O que é a melhoria contínua?

Desde a introdução do termo KAIZEN™ como uma abordagem sistemática para a melhoria dos negócios, as empresas que implementam a metodologia têm apresentado resultados superiores de forma contínua. KAIZEN™ significa melhoria contínua – mudar para melhor, todos os dias, em todas as áreas da empresa, envolvendo todos os colaboradores independentemente do nível hierárquico. É um conceito que pode, não só, ser aplicado ao nível profissional, em qualquer negócio, como também ao nível pessoal e social.

Esta metodologia tem como objetivo reduzir o desperdício e maximizar a eficiência desde os processos produtivos aos administrativos. É necessário transparência e abertura na gestão, de modo que todos os trabalhadores, equipas operacionais até à gestão de topo, compreendam e estejam envolvidos no processo de melhoria. A prática de melhoria permite gerar resultados excelentes, permitindo às empresas reduzir custos, aumentar a produtividade e melhorar a cultura organizacional.

A digitalização como acelerador da transformação e inovação dos negócios

Hoje, vivemos tempos diferentes, mas em tudo similares. Assistimos a uma variabilidade interessante – todos os dias nascem e morrem organizações – umas, vítimas da celeridade com que os mercados se desenvolvem e evoluem, e outras, como resposta a novos desafios. Contudo, apesar da similaridade apresentada, existe uma grande diferença de hoje para os anos 50, que acreditamos ser a arma mais potente para o sucesso. Esta diferença é a digitalização, aquela que se encontra presente em todas as interações humanas e em crescimento acelerado. Se analisarmos a situação atual da grande generalidade das empresas industriais, verificamos que estas estão a seguir o caminho da digitalização e da implementação de soluções de Indústria 4.0. Em pouco tempo, as empresas começaram a olhar para a revolução digital não como uma ameaça, mas como uma oportunidade para se destacarem num ambiente cada vez mais competitivo.

Apesar da Transformação Digital dos processos e das organizações ter vindo a ser uma das prioridades estratégicas das empresas na última década, é difícil medir o impacto dos elevados investimentos realizados, que em alguns casos levam anos até começar a gerar resultados.

A digitalização e implementação de novas tecnologias de processo e negócio não deve ser o objetivo da transformação, mas sim um veículo para acelerar a mesma potenciando resultados como:

• Repensar e redesenhar modelos de negócio;

• Melhorar e inovar na oferta de produtos e serviços ao cliente;

• Redesenhar processos End-to-End;

• Capacitar e motivar os colaboradores para desbloquear o seu máximo potencial;

• Testar e experimentar novas tecnologias;

• Utilizar dados e analítica avançada para tomar melhores decisões.

De que forma é que a melhoria contínua se aplica à digitalização?

É necessário um constante processo de adaptação à mudança, nomeadamente à digitalização, pois é isso que implica o conceito por si – melhoria contínua. É através da procura constante das mais recentes inovações que é possível maximizar a eficiência dos processos e recursos. As funções operacionais mantêm a sua relevância, mas são agora sustentadas por softwares e tecnologias que otimizam a sua performance.

Neste sentido, surge o conceito de melhoria contínua digital – uma abordagem estruturada com base em melhorar todos os dias através do suporte de tecnologias projetadas para o efeito – que deve ser adotado por todas organizações em todas as áreas.

Melhoria contínua como acelerador da transformação digital

A transformação digital só é possível quando já existe uma cultura de melhoria contínua na organização, uma vez que esta é uma mudança que tem de ser feita de forma sustentada, com base num processo de suporte à mudança na cultura organizacional. Naturalmente, as empresas que já têm por hábito uma constante adaptação à evolução do mercado são aquelas que terão maior sucesso no caminho para a transformação digital.

Este processo é longo, requer um investimento elevado e, para que os resultados sejam compensatórios e os recursos não sejam desperdiçados, é fundamental definir uma estratégia clara de transformação, assente na constante melhoria e consequente colaboração de todos os trabalhadores. É crucial que estes se envolvam no processo de transformação desde o início, reconheçam a necessidade de digitalização e se sintam motivados.

Otimizar e eliminar desperdício antes de digitalizar

Otimizar e eliminar o desperdício antes do início do processo de transformação digital é onde a metodologia KAIZEN™ desempenha um papel ainda mais relevante. Antes da introdução de soluções tecnológicas avançadas, os processos devem estar altamente otimizados. A simplificação e desenvolvimento da aptidão das equipas para melhorar de forma contínua são os alicerces para uma evolução digital sólida. Só assim todo o potencial do seu investimento poderá ser percecionado nos resultados, com uma diminuta necessidade de resolução de problemas profundos ao longo do tempo. A metodologia procura mitigar todas as atividades sem valor acrescentado para o cliente, gerando aumentos de produtividade, incrementos na flexibilidade, crescimento, maior rentabilidade, diminuição de custos e excelência no nível de serviço.

Em suma, as empresas excecionais ganham no curto-prazo e prosperam no longo-prazo. Este sistema de aprendizagem e melhoria contínua torna-se um círculo virtuoso de trabalhadores mais envolvidos, treinados por líderes mais capazes, convergindo em organizações mais ágeis que conseguem tomar decisões mais eficazes. A melhoria requer continuidade, não existe algo que seja suficientemente bom. A procura muda, as pessoas mudam e os comportamentos também. Líderes e organizações devem transformar a procura pela melhoria num hábito.