Melhoria Contínua numa Câmara Municipal

Este projeto foi desenvolvido no departamento de compras do município com o objetivo de diminuir os leadtimes dos processos. As 3 áreas de melhoria foram o seguimento dos KPIs, as rotinas de gestão diária e a melhoria, normalização e automatização de tarefas. No final, os leadtimes dos processos foram reduzidos em 43%, em média.

A empresa

A Câmara Municipal é o órgão executivo da cidade e a sua missão é definir e implementar políticas que promovam o desenvolvimento do Município em diferentes áreas, tais como: ações sociais, ambiente, cultura e ciência, educação, ordenamento do território e urbanismo, património, proteção civil, etc.

Este projeto foi desenvolvido no departamento de compras que faz parte da área financeira do município. Gerindo um orçamento de cerca de 24 milhões de euros por ano, é hoje em dia constituído por 32 pessoas organizadas em 2 divisões: a divisão de contratos públicos e a divisão de contratos centralizados.

As principais responsabilidades do departamento são garantir o aconselhamento jurídico para a atividade municipal de compras e gestão de compras e contratos das categorias centralizadas.

O desafio

Na fase de planeamento, os principais processos foram mapeados, e muitas oportunidades foram identificadas com o objetivo de diminuir os leadtimes dos processos.

As equipas estavam a realizar atividades sem valor acrescentado na perspetiva dos clientes internos, não existiam KPIs e o seguimento diário das atividades e resultados dos processos varia muito devido à falta de normalização.

Mapas dos processos

A abordagem

Os pilares da melhoria foram os seguintes:

• Seguimento do leadtime do processo;
• Gestão diária;
• Melhoria, normalização e automatização de tarefas e formulários.

Seguimento do leadtime do processo

O primeiro passo do projeto foi identificar os principais indicadores de desempenho e definir o sistema de medição: fórmulas de cálculo, input de dados e base de dados de armazenamento.

Depois, a base de dados foi criada em MS Excel e as equipas começaram a completar com dados de processos. Durante as primeiras semanas, houve um procedimento de controlo para garantir inputs corretos.

Finalmente, foi criado no MS Power BI um dashboard com análise de leadtime. Este dashboard permitiu verificar em tempo real o número de processos abertos, leadtime médio por fase do processo, taxa de execução do processo (em termos de orçamento e tempo) e análise do backlog (por pessoa, cliente interno, data de entrada e tipo de procedimento). O total das poupanças contabilizadas para todas as melhorias realizadas pelas equipas foram também apresentadas no relatório para motivar as pessoas a progredir cada vez mais.

Processo para definir KPIs até ao setup do relatório

Dashboard de KPIs

Gestão Diária

Todas as equipas foram incluídas em novas rotinas de gestão diária, tais como reuniões de equipa para analisar os KPIs, plano de trabalho e acompanhar as melhorias e o registo dos KPIs.

Os quadros de equipa que dão suporte às reuniões semanais têm 5 principais elementos: agenda e mapa de presenças, área de comunicação, tarefas pendentes, dashboards dos KPIs e ciclo de melhoria (PDCA).

Desde que este projeto começou durante a pandemia da covid-19, as reuniões da equipa são realizadas virtualmente e o quadro foi configurado numa ferramenta digital.

Quadro de gestão diária da equipa e reuniões

Melhoria, normalização e automatização de tarefas e formulários

A última fase do projeto consistiu em otimizar as tarefas repetitivas sem nenhum valor acrescentado para os gestores de categoria.

Uma das tarefas simplificadas foi o processo de introdução de dados das faturas da Categoria Comunicação que foi simplificado de 4 horas para 5 minutos.

Criou-se em seguida um manual de procedimentos com o objetivo de centralizar toda a informação necessária para o departamento. Inclui a sequência de tarefas para cada categoria de processo, instruções de trabalho, modelos para abertura de procedimentos e o manual SAP. O documento é interativo e de acesso livre.

Resultados

Foi registada uma redução do leadtime em todos os processos com a melhoria mais significativa nos ajustes diretos (em média 55%). Nos concursos públicos nacionais e internacionais, os leadtimes foram reduzidos em 12% e 39% respetivamente.