Os desafios de gerir equipas remotas

Os desafios de gerir equipas remotas


A atual situação global em relação ao COVID-19 levou muitas empresas a solicitar que os seus funcionários se dedicassem às suas tarefas diárias à distância, a partir das suas casas. Estas medidas foram tomadas em resposta aos conselhos do governo, a fim de limitar a exposição ao vírus. No entanto, para as empresas cujas rotinas diárias não estão orientadas para as ferramentas digitais, e que não planearam tal cenário, há uma grande probabilidade de que esta mudança repentina tenha tido um impacto negativo imediato no negócio.

Quando as operações das equipas transitam para trabalho remoto, há uma tendência para replicar os métodos de trabalho do escritório no espaço digital. Isto pode resultar em vários problemas, sendo o mais comum a falta de coordenação entre os diferentes membros das equipas. Frequentemente, os líderes encontram sobreposição de tarefas/entregáveis entre membros da sua equipa ou entregáveis que não cumprem os requisitos estabelecidos, problemas estes decorrentes de lacunas na comunicação. Outra preocupação que os líderes podem enfrentar é a inerente falta de visibilidade sobre as atividades da equipa. Isto pode resultar num desnível de capacidade, uma vez que a carga de trabalho de cada membro da equipa não pode ser medida facilmente. Os trabalhadores remotos descrevem a colaboração e a comunicação como os seus principais desafios no trabalho à distância.

Para compreender outro desafio, tomemos o exemplo de um membro de equipa que requer assistência do líder num ambiente de trabalho remoto versus no ambiente tradicional. Num ambiente físico, é apenas uma questão de passar pela secretária do líder e pedir orientação. Em contraste, num ambiente de trabalho remoto disfuncional, o membro da equipa teria de telefonar ao líder, esperando que estivesse disponível nesse preciso momento. Como resultado, o membro da equipa tentaria muitas vezes continuar o seu trabalho sem a ajuda do líder ou, em alternativa, contactaria um colega, interrompendo-o no desenvolvimento as suas próprias tarefas.

Para ultrapassar esta dificuldade, o líder pode recorrer à organização de reuniões diárias virtuais. Tal como os seus homólogos não virtuais, é muito comum que estas reuniões virtuais comecem tarde, resultando num sentimento de frustração entre a equipa, que começa a ver uma parte crucial do seu dia como uma perda de tempo e esforço. Isto pode ser agravado quando um colaborador participa em várias reuniões ao longo do dia, todas abordando os mesmos problemas. A isto podemos acrescentar o trabalho com tecnologia e ferramentas nas quais as equipas não foram treinadas para trabalhar. Torna-se, assim, muito claro o motivo pelo qual as empresas ainda tendem a preferir o ambiente clássico de escritório ao ambiente online.

Os desafios discutidos acima apresentam várias causas raiz em comum. A mais evidente é o facto de as empresas terem sido forçadas a mudar para uma forma radicalmente diferente de trabalhar, sem nunca terem construído uma estrutura para suportar as rotinas diárias. Devemos ter em mente que muitos líderes de equipa receberam pouca ou nenhuma formação para gerir uma equipa no espaço remoto e, portanto, terão dificuldade em estabelecer padrões eficazes para maximizar o rendimento e a eficiência da equipa. Sem normas adequadas para comunicar e conduzir uma reunião corretamente, é natural que as equipas não estejam a obter o benefício total do briefing diário. Além das normas adequadas, é também importante que os líderes estejam cientes do vasto número de ferramentas que têm à sua disposição para ajudá-los na gestão diária das suas equipas.

Num ambiente de escritório, a maioria das equipas iniciaria o seu dia com um briefing diário para alinhar entregáveis e expectativas para o dia. Assim, com todas as preocupações anteriores em mente, resta-nos desenhar o ambiente ideal de reunião de equipa virtual. Uma reunião diária da equipa deve começar exatamente à mesma hora todos os dias, sem exceção. Isto garante que os membros da equipa desenvolvem a sua rotina diária em torno da reunião, minimizando absentismo e atrasos. Ao comunicar virtualmente, a melhor forma mais eficaz é através de uma chamada de vídeo (seguido de áudio, Messenger e e-mail). Uma reunião visual não só permite uma melhor comunicação, como também permite o uso de ferramentas que contribuem para o dinamismo, através da partilha de ecrã.

A reunião diária deve ter uma agenda estruturada que inclua o plano de trabalho, indicadores de desempenho e ciclo de melhoria. Isto ajudará a gerir mais de perto o trabalho desenvolvido, bem como a motivação e energia da equipa. O progresso pode ser acompanhado através de semáforos; os indicadores de desempenho devem ser facilmente compreendidos, atualizados e interpretados para que os membros da equipa possam acompanhar facilmente o seu próprio desempenho, bem como o da equipa como um todo. O plano de trabalho claro e partilhado com todos deve contribuir também para o sentido de responsabilidade de cada um. Ser elogiado publicamente pelo bom trabalho realizado pode ser um grande motivador de desempenho.

Na atribuição de tarefas, estas devem ser divididas em pequenos sprints (de cerca de 90-120 minutos cada), cada um com objetivo definido. Isto ajuda os membros da equipa a manter o seu ritmo de trabalho e facilita o acompanhamento do progresso. O cumprimento das metas do plano de trabalho indica que a equipa está no bom caminho para atingir os objetivos diários. Desta forma, o líder pode proporcionar uma melhor orientação e assistência à sua equipa. Além disso, atualizar o cumprimento dos entregáveis diários permite que os funcionários desliguem após o horário trabalho – sendo este um dos desafios mais comuns do trabalho remoto.

Os líderes de equipas remotas também devem tentar tirar o máximo partido do software disponível. Ter uma plataforma centralizada de partilha de ficheiros como a Dropbox ou o OneDrive é crucial. O SharePoint permite aos membros da equipa editar, em simultâneo, os documentos armazenados. Ter uma chat room da equipa no Slack ou no Microsoft Teams pode ajudar a manter uma comunicação sólida entre os membros da equipa. Usar uma ferramenta de análise de dados poderosa, mas acessível, como Power BI ou Tableau, permite que os dados sejam comunicados de tal forma que possam contar uma história. Ferramentas como o Microsoft Teams, Miro ou Trello são uma grande ajuda para os líderes construírem quadros digitais e gerirem as reuniões remotamente. Para aqueles que preferem utilizar as ferramentas que já possuem, os elementos da reunião diária podem ser criados em Excel ou PowerPoint, com o líder da equipa a partilhar o seu ecrã. Independentemente da ferramenta utilizada, os líderes devem partilhar a agenda da reunião com a equipa e encorajar os colaboradores a participar de forma ordenada, criando dinâmica e assegurando o envolvimento de todos.

Com cada vez mais empresas obrigadas a trabalhar remotamente, e tendo os colaboradores experimentado os potenciais benefícios digitais em primeira mão, é fácil prever que isto em breve se tornará a norma e não a exceção. Cabe agora às empresas e aos empresários garantir que estão preparados para tirar partido desta nova realidade. O redesenho dos processos empresariais para potenciar os benefícios do trabalho remoto pode revelar-se uma vantagem competitiva quando a economia estiver pronta para recuperar.

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