A entrada de um novo ano implica tipicamente novas ambições e, com o objetivo de alcançar melhores resultados, assume-se que é imperativo mudar para melhor.

Quando pensamos em mudar, pensamos em organizar as ideias e planear os próximos passos. Quando pensamos em planear, pensamos num planeamento robusto e efetivo. O KAIZEN™ defende um processo de planeamento estruturado e normalizado com um constante desenvolvimento das diferentes tarefas em fluxo. Este comportamento gera uma menor resistência no momento da execução, evita situações de stress constante, sucessivas aglomerações de atividades e atrasos face ao plano.

Para ajudar a compreender, apresentamos as cinco etapas fundamentais para implementar um correto processo de planeamento:

1.       Identifique o seu True North

Comece por clarificar o que pretende alcançar e onde quer efetivamente chegar, ou seja, defina a sua visão. O True North deverá ser visto como o driver para a definição da estratégia a seguir.

2.       Defina os seus objetivos

Perspetivados a partir do True North, os objetivos devem ser SMART - Simples, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e facilmente determinados Temporalmente.

3.       Trie e priorize as suas tarefas

Para cada objetivo traçado, deve ser contemplado um conjunto de ações que vão permitir a concretização com sucesso. Depois de identificadas as atividades a desenvolver, é necessário triar as que efetivamente devem permanecer no plano. Para isso, as ações devem ser distribuídas numa matriz de custo/benefício de forma a possibilitar a prioritização da implementação. Existirão tarefas cujo benefício será baixo face ao custo ou esforço empregues, as quais deverão colocadas como menos prioritárias ou mesmo eliminadas. O foco deve passar em iniciativas de fácil implementação e rápido retorno, as denominadas quick-wins.

4.       Desdobre em pequenos sprints

Após uma correta triagem e prioritização deve distribuir as suas ações em pequenos sprints de forma equilibrada que devolvam resultados sucessivos. Alertamos para que esta distribuição e planeamento sejam realistas, já que planear por excesso leva a sucessivas situações de pressão e incumprimento de prazos.

5.       Monitorize continuamente

É fundamental construir o planeamento com recurso a gestão visual, dispondo-o num local com visibilidade. Na verdade, só estará alerta para a correção de desvios em tempo útil se acompanhar frequentemente o plano, que deve ser dinâmico e permitir alterações.

É um facto que existe um conjunto de tarefas que desencadeamos diariamente sem verdadeiro contributo para o alcance do True North que previamente definimos. A aplicação estruturada destas cinco etapas permite mitigar um conjunto considerável de ações não fundamentais. A eliminação do desperdício e a potenciação do valor acrescentado são conceitos-chave da metodologia KAIZEN™ inerentes a um processo bem sucedido!

O Kaizen Institute é uma empresa multinacional que dá suporte às organizações no desenho e implementação de processos que permitem a melhoria contínua de forma sustentada.