Como gerir a implementação de melhorias nas suas equipas?

BY KAIZEN INSTITUTE - 2018-02-15

É comum assistirmos à introdução de mudanças nas nossas equipas, objetivando a melhoria dos processos atuais. A intenção é boa, todavia, de forma totalmente insconsciente, a aplicação desordenada de melhorias traz recorrentemente resultados abaixo do seu potencial. A resposta está em aplicar técnicas que aumentem a eficácia do acompanhamento da sua implementação, através de um método ágil e estruturado. Vamos concretizar.

É comum assistirmos à introdução de mudanças nas nossas equipas, objetivando a melhoria dos processos atuais. A intenção é boa, todavia, de forma totalmente insconsciente, a aplicação desordenada de melhorias traz recorrentemente resultados abaixo do seu potencial.  A resposta está em aplicar técnicas que aumentem a eficácia do acompanhamento da sua implementação, através de um método ágil e estruturado. Vamos concretizar.

No dia-a-dia é fundamental identificar os problemas que atingem as equipas e isto deve acontecer não apenas de forma empírica pelos elementos que as integram, como através da análise regular de indicadores com métricas quantitativas. Nesta fase torna-se implícita uma triagem efetiva, já que recorrentemente os colaboradores confundem oportunidades de melhoria com reivindicações sobre as atuais condições laborais. Observar as causas dos problemas é o passo subsequente, permitindo o desenho de possíveis soluções que devem ser avaliadas previamente numa perspetiva de esforço e potencial impacto gerado. Assim, sem que nos tenhamos apercebido, iniciámos a fase de planeamento, assumindo que a ação gerada deve ter associada a data de identificação, conclusão e o responsável associado. Alertamos que a responsabilização é fundamental para  que os elementos das suas equipas se sintam parte integrante do processo e das mais valias atingidas com o mesmo. Esta é a forma mais fácil de manter a melhoria a médio/longo-prazo.

Posteriomente, é necessário que a ação planeada seja efetivamente colocada em prática até à data previamente definida, denominada de forma frequente por fase de implementação.

Consequentemente torna-se essencial testar e rever o seu progresso de forma regular, podendo ser necessária a introdução de ajustes específicos. Aqui encontramo-nos na etapa da confirmação.

Por último, é imprescindível normalizar e comunicar o processo e, se aplicável, incentivar a implementação das boas práticas a outras equipas da própria organização. Nesta fase, a atuação é a palavra de ordem.

A teoria PDCA - do inglês Plan-Do-Check-Act – revela-se assim essencial na operacionalizaçãoda melhoria, seja num enquadramento de dimensão coletiva como o retratado, como num contexto individual.  

Vale a pena explicar os quatro passos com maior profundidade, para que os possamos compreender na totalidade e conhecer em detalhe a função de cada um. A teoria apresentada data de 1930 e mostra-nos que o ciclo – Planear-Implementar-Confirmar-Atuar – também conhecido como deming ou shewhart cycle, é um modelo de quatro passos usado para realizar uma mudança ou para melhorar uma situação identificada como oportunidade.

É importante relembrar que o ciclo de melhoria dá apoio ao acompanhamento das melhorias lançadas ao longo do processo, e que a ação com vista a melhorar define-se como um conjunto de iniciativas cujo objetivo consiste em alterar – sempre para melhor – o modo como o trabalho é feito e as tarefas são realizadas.

Sumariamente, eis os passos a seguir:

1º Planear: identificação da ação, data de lançamento, conclusão e responsável

2º Implementar: implementação da ação

3º Confirmar: verificação da ação ou teste da solução, que inclui a análise dos resultados da melhoria e possíveis ajustes

4º Atuar: normalização, comunicação e desdobramento a outras equipas da organização

Este é um processo simples que pode beneficiar da introdução da Gestão Visual permitindo assim, um acompanhamento efetivo das ações de melhoria frequentes.  Incorporado num quadro  físico ou digital, o PDCA deve ser de fácil leitura e atualização, de forma a potenciar a utilização da ferramenta de forma recorrente.  Pode ser utilizado na organização da própria equipa ou integrar, como ferramenta adicional, a gestão de qualquer projeto dentro da organização. No limite, poderá ser um método de monitorização das ações associadas à vida pessoal de cada um, através de um plano que pode ser escrito num caderno ou num quadro na parede de sua casa. Melhorar de forma estruturada é o desafio que lhe lançamos. Todos os dias, em qualquer lugar.

O Kaizen Institute é uma empresa multinacional que dá suporte às organizações no desenho e implementação de processos que permitem a melhoria contínua de forma sustentada.


 
 
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