Quantas vezes nas empresas sentimos que há processos que podiam ser mais eficientes, mas não sabemos o que melhorar? Recebimentos e propostas a clientes que poderiam ser mais céleres, New Business que poderia gerar mais negócio… os exemplos são incontáveis. Outras vezes, queremos introduzir um novo processo, como um CRM, e queremos perceber como o fazer, quem envolver, etc.

Para responder a estas questões será útil entender melhor os principais processos de uma organização no seu todo, bem como as relações que se criam entre eles. Uma boa forma de o fazer é através do SIPOC (Supplier ou Fornecedor, Input, Processo, Output e Cliente). Este é um método de mapeamento de informação que permite perceber a ligação entre os principais processos de uma organização e os seus fornecedores e clientes.

Para além de ser um trabalho de grupo, o SIPOC é sobretudo uma técnica visual e, para o conseguir, será necessário representar num diagrama os diferentes elementos do processo:

-O que a organização produz (produtos e serviços) - outputs - e quais os seus clientes;

-O que a organização recebe - inputs - e quais os seus fornecedores (que podem ser internos ou externos à organização);

-Quais os processos que transformam inputs em outputs - como o trabalho flui.

A partir daqui o SIPOC permite inferir o caminho entre os inputs e outputs principais; as desconexões aparentes – que outputs estão a ser produzidos que não são utilizados; e as interfaces e conexões críticas - o que é que não pode mesmo falhar. Isso permite-nos questionar os processos atuais e identificar oportunidades de melhoria de forma a tornar a organização mais eficiente.

Através do SIPOC, é possível ganhar um maior conhecimento sobre determinada atividade e serve como ponto de partida para identificar, por exemplo, outputs que não estão a ser usados, recursos insuficientes ou em excesso para determinada tarefa, entre outros elementos. Por isso mesmo, é algo que as empresas devem fazer regularmente, até porque só conseguimos gerir aquilo que conhecemos.

O Kaizen Institute é uma empresa multinacional que dá suporte às organizações no desenho e implementação de processos que permitem a melhoria contínua de forma sustentada.