E se a sua empresa abrisse um Supermercado de Conhecimento?

BY KAIZEN INSTITUTE - 2017-01-30

Vivemos na Era do Conhecimento. Cada vez produzimos mais informação e temos acesso a mais conhecimento.

 

Simultaneamente, mais atividades dependem da gestão de fluxo de informação. Apenas em 2015 produziu-se tanta informação como a produzida durante todos os anos antecedentes.

 

Parece óbvio que, para qualquer empresa, o conhecimento é fundamental para uma maior eficiência e rapidez de tarefas e processos e, consequentemente, para uma maior competitividade. Por outro lado, é a única forma de garantir que, quando um colaborador por algum motivo tem que se ausentar, o seu capital de conhecimento permanece na organização. Daí ser tão importante para qualquer organização, independentemente da área, o correto armazenamento e gestão do conhecimento. Mas, sendo este processo tão importante, será que ele está a ser concretizado da melhor forma nas nossas organizações?

 

A gestão do conhecimento parte da premissa de que todo o conhecimento existente nas organizações, na cabeça das pessoas, nas veias dos processos e no coração dos departamentos, pertence também à organização. Este processo beneficia todos, desde os colaboradores à própria empresa, que vê o seu negócio tornar-se menos dependente.

 

Como criar, pois, uma base de conhecimento fácil de utilizar? A ideia é que qualquer informação possa ser encontrada e usada de forma rápida e simples. Ou seja, o ideal é criar-se um “supermercado de conhecimento”.

 

Parece um conceito estranho? Pense-se no layout de um supermercado. Aqui, é imperativa a gestão visual, a normalização, a acessibilidade e a sistematização. Com o conhecimento deverá ser igual: quando algo não se encontra fácil ou rapidamente, as pessoas têm tendência a desistir, quer se trate de um pacote de cereais ou de informação.

 

Num supermercado convencional os produtos estão organizados em secções. O mesmo deve acontecer com o conhecimento. Os “best-sellers” – ou seja as informações mais utilizadas – devem ser colocados num local privilegiado. Da mesma forma, é fundamental um labelling correto. Se é importante sabermos as características de um determinado eletrodoméstico, é igualmente importante sabermos a que se refere determinada informação e em que situações deve ser utilizada.

 

No fundo, qualquer supermercado, seja ele de produtos convencionais ou de conhecimento, deve ser pensado numa lógica de melhorar a experiência do cliente. E, no caso de uma organização, os clientes finais não são os compradores, mas sim os colaboradores, e é para facilitar o seu trabalho que tudo deverá ser pensado. Como os colaboradores são também fornecedores da informação, é essencial que percebam a importância deste supermercado e o seu funcionamento.

 

Desta forma, com o conhecimento organizado, estruturado e disponível, os processos e a resolução de problemas tornam-se mais rápidos. Os resultados são fáceis de prever: um aumento da capacidade de aprendizagem contínua da organização, potenciando o nivelamento do conhecimento e a melhoria da eficiência da organização como um todo. Em termos de cultura, importa realçar o impacto no envolvimento de todos os colaboradores em práticas e objetivos comuns.

[Este post foi originalmente publicado em www.dinheirovivo.pt]


 
 
Gemba Kaizen