"Cerca de 90 por cento dos problemas das empresas giram em torno da comunicação ou da ausência desta". A citação é do guru norte-americano Peter Russel e encaixa perfeitamente no contexto empresarial português.

Uma grande parte daquilo a que habitualmente designamos de “equipa de trabalho” é, na verdade, comunicação. O que se constata é que da teoria à prática vai uma grande diferença.

No mercado de trabalho abundam exemplos de colaboradores que revelam profundo desconhecimento dos objetivos e indicadores, quer da empresa que representam quer do departamento em que se encontram inseridos. A este sintoma juntam-se inúmeros outros como, por exemplo, a falta de planeamento de tarefas ou mesmo promessas de ações a desenvolver que nunca chegam a ser executadas. O resultado é, com naturalidade, a desmotivação e a baixa produtividade.

O primeiro passo para desenvolver a comunicação ao nível da equipa de trabalho passa pela instituição de reuniões de grupo, ao estilo stand up meeting. Estas reuniões – que deverão ter uma frequência regular, uma agenda bem definida e ser pautada pela objetividade – serve para que a equipa de trabalho partilhe informações sobre indicadores, ações em curso e priorizem tarefas. Além de envolver os colaboradores, esta “medida” vai permitir às equipas melhorar os seus processos de trabalho. Os colaboradores sentir-se-ão mais envolvidos e motivados. E isso é sinónimo de produtividade. 

Problema:

• Desconhecimento dos objetivos e indicadores da equipa
• Falta de planeamento e visibilidade do trabalho da equipa
• Falta de comunicação interna
• Ações prometidas e sem seguimento (não implementadas)
• Falta de envolvimento
• Desmotivação
• Baixa produtividade

Solução:

Instituição de reuniões de trabalho que obedeçam aos seguintes critérios:

• Periodicidade regular e frequente
• Agenda de reunião normalizada
• Plano de trabalho dinâmico
• Garantia de que toda a informação necessária para a reunião está disponível (ex: indicadores atualizados)
• Modelo stand up meeting (curta duração)

Benefícios:

• Melhoria da comunicação dentro da equipa
• Melhoria da organização do dia-a-dia das equipas
• Maior envolvimento e motivação
• Colaboradores capazes de manter e melhorar os seus processos e áreas de trabalho
• Partilha de dados relevantes acessíveis e disponíveis de forma visual
• Acompanhamento dos indicadores de performance das equipas

[Este post foi originalmente publicado em www.dinheirovivo.pt]