É comum as organizações possuírem um Sistema de Gestão da Qualidade. 

Com ele pretendem por exemplo assegurar que os seus produtos e serviços cumprem com os requisitos do Cliente e com a legislação aplicável. 

Em muitos casos, porém, mesmo possuindo um Sistema de Gestão da Qualidade, assiste-se nas empresas a uma deficiente aproximação deste sistema à operação e aos profissionais responsáveis pela execução das tarefas.

Na prática, alguns procedimentos não estão adequados à linguagem e formato que seriam mais bem entendidos e aplicados por quem executa. Mesmo as informações sobre os defeitos gerados, por vezes estão limitadas a relatórios que não são partilhados com os executantes das respetivas tarefas e são analisados muito tempo depois da ocorrência. 

Uma abordagem aplicada com êxito em diferentes setores para pôr fim a desvios como estes é a “Matriz da Auto-Qualidade”. Trata-se de uma ferramenta que suporta a implementação dos três princípios da Auto-Qualidade – não receber defeitos, não produzir defeitos e não passar defeitos para o nível seguinte – e que permite envolver todos os níveis da organização nas questões relativas à qualidade em cada etapa do processo. Esta ferramenta permite a gestão dos defeitos diretamente no ;Gemba ;(palavra japonesa que significa local/ área onde o valor é acrescentado) e integra equipa de produção, lideres e áreas de apoio através de uma abordagem KAIZEN™ para a resolução dos problemas de qualidade. 

Basicamente, a Matriz da Auto-Qualidade torna visual o nível de qualidade da linha, posto a posto, estabelecendo as relações entre o ponto de deteção e de origem dos defeitos. Para cada um dos defeitos, é possível identificar quem provocou (eixo vertical) e quem os detetou (eixo horizontal). O processo de construção de uma Matriz da Auto-Qualidade deve obedecer a seis regras fundamentais: 

• Divisão do processo em áreas/secções onde é possível detetar problemas; 
• Construção física da matriz;
• Identificação e codificação dos tipos de defeitos a registar;
• Construção de Formulários de recolha de dados;
• Definir procedimento (frequência de introdução, análise de dados, seguimento). 

Muito importante nesta ferramenta, é a capacidade de tirar o máximo proveito das suas potencialidades. E para que a Matriz de Auto-Qualidade se revele eficaz e produtiva há seis outros procedimentos a seguir e instituir. Ei-los:

• Recolha de dados do Gemba;
• Análise semanal dos dados recolhidos;
• Construção de Paretos (recurso gráfico ;utilizado para estabelecer uma relação nas causas de perdas que devem ser resolvidas);
• Alimentação da Matriz de Auto Qualidade;
• Análise da Matriz e definição de ações Kaizen;
• Seguimento, plano de ações e indicadores. 

O ponto-chave da Matriz da Auto Qualidade é o conceito de qualidade na fonte, ou seja, cada etapa deverá garantir a qualidade do processo antes deste prosseguir para a etapa seguinte. Uma das mais-valias desta ferramenta reside na capacidade de envolver, sensibilizar e responsabilizar toda a equipa para os problemas, permitindo, assim, uma reação mais rápida e eficaz aos problemas. 

[Este post foi originalmente publicado em www.dinheirovivo.pt]