Quantas vezes é que já desmontou um objeto e, quando chegou a hora de voltar a montá-lo, reparou que lhe sobraram peças? 

Falta de concentração ou esquecimento, distração momentânea ou ausência de padrão. Estas são apenas algumas das inúmeras causas que podem explicar a ocorrência de erros durante a realização de tarefas. 

Há uma ferramenta de qualidade baseada em soluções simples que previne a ocorrência de falhas durante a realização de tarefas, evitando a transmissão do defeito para o nível seguinte. Chama-se Poka-Yoke, foi criada no Japão e significa “à prova de erros”. Trata-se de um sistema desenvolvido para prevenir falhas, sempre por meio de mecanismos simples. 

Um exemplo icónico da aplicação prática do Poka-Yoke é dado pelo próprio criador desta técnica, Shigeo Shingo, que liderava, nos anos 60, a produção da Toyota. Quando um cliente o avisou de que alguns interruptores produzidos pela Toyota estavam a ser entregues sem mola – o que impossibilitava o seu correto funcionamento –, o engenheiro alertou repetidas vezes a equipa de produção para este facto. Mas, apesar de tudo, os defeitos persistiam. Para resolver a situação, Shigeo Shingo desenhou o seguinte processo: todas as peças do interruptor deveriam ser colocadas num prato antes de se iniciar o processo de montagem. Se, no final do processo, sobrasse uma peça no prato seria porque, na prática, algo estaria errado. Mas há mais. Aqui ficam alguns exemplos de Poka-Yoke que facilitam o nosso dia-a-dia: 

Problema: Existem armários de arquivo em que, se forem abertas demasiadas gavetas em simultâneo, caem devido à desfavorável distribuição do peso.
Solução: Sistema Poka-Yoke que bloqueia todas as outras gavetas quando uma é aberta. 

Problema: Realização de dois exames de diagnóstico em que o tipo de preparação inerente a cada um deles é incompatível.
Solução: Ao tentar marcar ambos os exames para o mesmo dia, o sistema avisa que não é possível fazê-lo.

Problema: Montagem incorreta de um determinado componente (como, por exemplo, um chip de telemóvel). Solução: A colocação do chip só pode ser feita de forma correta, dado que o espaço reservado só assim o permite.

Problema: Incorreto preenchimento do campo relativo ao número de telefone existente num formulário on-line. Solução: Impedir a utilização de letras no preenchimento do campo relativo ao número de telefone e exigir um número standard de dígitos.

Há seis passos essenciais que devem ser seguidos para pôr em prática o Poka-Yoke:

• Conhecer especificamente a falha que deve ser evitada;
• Compreender as causas que levam à ocorrência dos defeitos;
• Desenhar soluções para prevenir a reincidência da falha;
• Atestar a eficácia da solução pré-definida;
• Implementar a solução;
• Registar os resultados obtidos. 

Nesta busca pela melhor solução para debelar problemas na origem com base na criação dos Poka-Yoke, há dois agentes que assumem máxima importância: os colaboradores e os supervisores. Os colaboradores devem participar ativamente na concepção e implementação dos Poka-Yoke, validá-los, respeitá-los e verificar, periodicamente, segundo as normas, o bom funcionamento dos poka yoke. A equipa de supervisão deve, primordialmente, conhecer as consequências subjacentes ao desrespeito dos Poka-Yoke. Da sua missão faz parte garantir que os Poka-Yoke são usados e bem mantidos, que todos os utilizadores dos Poka-Yoke estão devidamente treinados para o fazer e, claro está, promover a criação de novos poka yoke. 

Os Poka-Yoke são os procedimentos-base da filosofia de “zero defeitos”, podem ser aplicados em ambientes operacionais e administrativos, e, regra geral, são soluções de baixo custo. O mesmo processo pode ter em simultâneo centenas de Poka-Yoke. O importante é que sejam definidos em conjunto com os colaboradores. O pensamento que orienta esta ferramenta é o de que, se há uma imperfeição em algum processo, é possível tomar atitudes simples para resolvê-la antecipadamente. Em suma, o Poka-Yoke pode impedir que os erros de agora se transformem em defeitos no futuro. 

[Este post foi originalmente publicado em www.dinheirovivo.pt]