Oito passos que comprovam que planear é sinónimo de bem trabalhar

Oito passos que comprovam que planear é sinónimo de bem trabalhar

A acumulação de tarefas é comum na rotina de muitos profissionais. É também vulgar, no final do dia, existir a sensação de que se trabalhou muito, mas que também muito ficou por fazer. Um planeamento e organização eficientes podem melhorar significativamente o trabalho. Os dados mais recentemente divulgados em matéria de produtividade ilustram aquilo que tem sido a realidade nacional ao longo dos últimos anos: trabalhamos mais do que os outros, mas produzimos, invariavelmente, menos. 

Há números oficiais que sustentam esta perceção: a OCDE concluiu que, em 2013, cada português trabalhou, em média, 1.712 horas por ano, mais 324 horas do que, por exemplo, a Alemanha. Segundo esta lista, em Portugal trabalha-se mais do que em 17 países que compõem a OCDE de que são exemplo a Holanda – país que, com 1.380 horas de trabalho/ano, ocupa o primeiro lugar da tabela -, Noruega (1.408 horas), França (1.489 horas), Espanha (1.665 horas) ou até Islândia (1.704). 

Um dos segredos para inverter este status quo reside no planeamento do trabalho diário. Planear o dia-a-dia de trabalho pressupõe nivelar a carga de tarefas a realizar, aumentar a flexibilidade e as competências da equipa e, claro está, reduzir os tempos de resposta. 

Para otimizar a gestão do tempo e a realização das tarefas, há que fazer um bom planeamento do trabalho. Como? Seguindo os oito passos abaixo listados. 

1º – Conhecer o tempo aproximado de realização de cada tarefa: listar as principais tarefas repetitivas e medir os tempos de realização de cada uma das principais tarefas; 

2º – Conhecer os recursos disponíveis (número de colaboradores): construir o organograma da equipa e conhecer o número de colaboradores disponíveis;

3º – Conhecer as competências dos recursos atuais (matriz de competências): montar uma matriz de competências e identificar quem está apto para realizar cada tarefa;

4º – Conhecer a carga de trabalho planeada (tarefas periódicas e não periódicas): montar um sistema visual que permita saber a cada instante a carga de trabalho futura;

5º – Decidir que colaborador vai realizar cada tarefa: tendo em consideração a carga de trabalho existente, as competências de cada colaborador e os recursos disponíveis, alocar tarefas a colaboradores;

6º – Colocar a informação no plano de trabalho (tarefas periódicas e tarefas não periódicas); 

7º – Acompanhar a realização das tarefas e registar desvios; 

8º – Analisar e definir ações corretivas para desvios 

A aplicação deste “manual de planeamento do trabalho” permitirá tomar um conhecimento real do tempo necessário para a realização de cada tarefa. A partir daqui, será possível fazer um dimensionamento adequado das equipas e dos processos, nivelar o trabalho, acompanhar de perto os planos de trabalho e reagir pronta e atempadamente a eventuais desvios que possam ocorrer. Coloque estas dicas em prática e comprove que planear é sinónimo de bem trabalhar. 

 

[Este post foi originalmente publicado em www.dinheirovivo.pt]

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