A importância do Process Mapping

A importância do Process Mapping

Quando está a preparar uma viagem e antes de se fazer à estrada recorre à ajuda do GPS, provavelmente para perceber qual o caminho mais rápido, o mais curto, o menos dispendioso ou mesmo para não se perder. Assim sendo, por que não adota essa estratégia dentro da sua própria empresa? Recorra ao "Process Mapping" e perceba como pode otimizar os processos tendo o mínimo desperdício possível.

Em cada processo existe valor acrescentado e desperdício, sendo que o cliente está disposto a pagar somente pelas atividades de valor acrescentado. Neste contexto, o “Process Mapping” assume-se como uma forma simples e eficaz de representar e analisar os processos, através da exposição de todas as suas etapas, assim como de quem executa cada uma e das relações estabelecidas entre si. 

Partindo de princípios como fluxo de informação, normalização de tarefas, criação de valor e qualidade à primeira, esta ferramenta pode ser aplicada aos mais diversos processos administrativos e serviços, desde call centers, seguros, áreas financeiras, setor público, áreas de suporte (recursos humanos, contabilidade), turismo, entre outros. 

Na maioria das situações, o mapeamento de processos é utilizado para melhorar um processo existente, mas pode também aplicar-se ao desenho de um novo processo e à normalização de processos atuais. Esta ferramenta simples pode ser usada para alcançar diferentes propósitos, nomeadamente: melhoria da qualidade (ajuda a detetar erros/variabilidade); redução de custos (contribui para a deteção e eliminação de custos desnecessários) e redução de tempo (ajuda a detetar que etapas do processo consomem mais tempo; aquelas que são redundantes ou resultam em atrasos). 

Para melhorar um processo, primeiro caracteriza-se a situação atual, através do mapeamento da situação inicial e identificam-se as oportunidades de melhoria. De seguida desenha-se a visão futura, para posteriormente se definir o plano de implementação. Aumento da produtividade em cerca de 50 por cento, redução do Lead Time em 30 por cento e melhoria da qualidade em 40 por cento são alguns dos benefícios que se podem alcançar como mapeamento de processos. Saiba como fazê-lo em 12 passos:

 

1. Selecionar o processo

Escolher um processo com impacto no cliente e no negócio e com oportunidades de melhoria QCD (Qualidade, Custo e Delivery (Prazo de Entrega)). 

2. Definir o processo

Balizar o processo (onde inicia e onde termina). 

3. Recolher Informação do processo

Falar com dados permite obter uma descrição objetiva do processo (indicadores de partida).

4. Definir o objetivo

Definir os objetivos de melhoria para orientar o trabalho da equipa. 

5. Mapeamento do processo – situação atual

Mapear a situação atual de um processo torna o processo transparente e coloca toda a equipa no mesmo patamar de conhecimento. 

6. Determinar tempos de processamento e Lead Time

Os indicadores das várias atividades do processo permitem ajudar a focar nas atividades mais críticas. 

7. Identificar oportunidades de melhoria

Com a ajuda visual do mapeamento, a equipa identifica as oportunidades de melhoria no processo.

8. Determinar potencial de melhoria

Determina-se o potencial de melhoria para perceber onde é que se pode ter mais ganhos. 

9. Selecionar ideias para a melhoria

No processo de lançamento de sugestões de melhoria, deve ter-se sempre presente o modelo dos desperdícios e os princípios KAIZEN™: Onde podemos integrar atividades? Onde podemos diminuir ou normalizar variáveis? Onde há transporte de informação? Onde estão as distribuições em formato papel? Onde estão frequentes conflitos, confusões, surpresas, erros? 

10. Mapeamento do processo – Situação futura

Desenho da solução futura. 

11. Elaborar o plano de ações

O plano de ações permite distribuir as ações e acompanhar o seu desenvolvimento de forma estruturada.

12. Verificar a implementação da solução

A verificação é o que permite validar se foram atingidos os objetivos propostos, bem como garantir a normalização do processo e o treino dos colaboradores nos novos standards.

 

[Este post foi originalmente publicado em www.dinheirovivo.pt]

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