A importância do Relatório A3

A importância do Relatório A3

Nas últimas décadas, e em particular nos últimos anos, o mercado mundial tem sofrido constantes mutações que, por sua vez, tem elevado a pressão dos consumidores face à qualidade, durabilidade e desempenho de produtos fornecidos e serviços prestados.

Este complexo desafio imposto às empresas e aos colaboradores tem motivado as organizações a adotar como estratégia básica o foco no nível de serviço. Foi neste contexto que a Toyota desenvolveu uma ferramenta da qual se passou a suportar para acompanhar as atividades de melhoria, através de um sistema que tem tanto de rigoroso e meticuloso como de simples: o relatório A3.

Numa era marcadamente tecnológica e onde todos os caminhos vão, invariavelmente, parar à Internet, a solução para muitos dos problemas com que cada um, no exercício da sua função, se depara no dia-a-dia de trabalho reside numa folha A3. O relatório A3 é um bom modelo para organizar informações, na medida em que força os colaboradores a recolher números e dados sobre um determinado problema de uma forma estruturada e resumida, ao invés de uma apresentação aborrecida, com inúmeras páginas e excesso de informações que acabam, na maioria das vezes, por se revelarem irrelevantes. 

Por detrás do preenchimento do A3 – que se assumirá como um “resumo” das atividades que estão em curso – está um “pensamento A3” que obedece a três regras de ouro: simplificar; obter consenso e normalizar. Utilizado para estruturar o raciocínio, o A3 é uma ferramenta de melhoria que ganha forma ao longo de três fases de abordagem de um processo de melhoria ou resolução de problema. A cada fase correspondem três passos. Ei-los: 

 

Fase 1: Preparação: compreensão da situação atual e definição de objetivos mensuráveis; 

  Passo 1: Clarificar os objetivos, explicar porque precisamos de melhorar: âmbito e resultados;

  Passo 2: Observar a realidade do estado inicial, descrever o ponto de partida; 

  Passo 3: Fixar metas, descrever resultados a atingir, quantitativos e qualitativos; 

Fase 2: Análise: identificação de oportunidades de melhoria/soluções a adotar; 

  Passo 4: Analisar diferenças e causas, descobrir causas-raiz que explicam as diferenças entre a situação inicial e a que se almeja; 

  Passo 5: Desenhar as soluções, listar as iniciativas e principais ações de melhoria; 

  Passo 6: Testar as soluções, listar os testes ou ensaios a fazer antes de avançar com a implementação;

Fase 3: Verificação: comprovação do sucesso das ações definidas, impacto nos indicadores de melhoria e análise de lições aprendidas

  Passo 7: Atualizar o plano de ações;

  Passo 8: Confirmar a conquista dos alvos pré-definidos, acompanhar os resultados obtidos; 

  Passo 9: Lições aprendidas, aprender e eliminar obstáculos e dificuldades 

 

O preenchimento do A3 obedece a regras elementares – deve ser redigido pelo líder do projeto, e, sempre que possível, com recurso a gráficos, esquemas e fotos, para uma melhor leitura e entendimento da mensagem principal – e permite comunicar o processo de melhoria com elementos internos e externos. No final, o A3 deve ser arquivado. 

A implementação da ferramenta A3 reduz, em larga escala, as discussões e perdas de tempo a planear, acompanhar e finalizar um projeto. Eleva-se a qualidade e produtividade; cumprem-se os dias de trabalho previstos para a implementação de determinado projeto, assim como os prazos de execução. Por fim, ao nível da motivação, o A3 contribui para um ambiente de profissionalismo e confiança.

 

[Este post foi originalmente publicado em www.dinheirovivo.pt]

 

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