Process Landscape: o raio-x aos processos da sua empresa

Process Landscape: o raio-x aos processos da sua empresa

Já alguma vez percebeu que uma tarefa estava a ser, simultaneamente, desenvolvida por si e por outro colega? Ou que algumas das informações processadas não estavam a ser utilizadas? Infelizmente, este tipo de casos sucedem-se e, na esmagadora maioria deles, estamos perante algo que vai muito para lá de uma mera falha de comunicação.

Se se revê num dos exemplos acima apresentados, será oportuno fazer um “raio-x” aos seus processos de forma a ter uma visão global e ampla das relações que se estabelecem entre os vários processos da organização. 

A ausência de uma visão global dos processos e das prioridades leva a que se produza informação inconsequente que, invariavelmente, acaba por não ter utilidade prática e contribui para que as equipas se possam dedicar à melhoria de tarefas que na verdade não são vitais. Motivos mais do que suficientes para se fazer um raio-x ao funcionamento da organização, instituindo uma ferramenta que seja capaz de identificar quais os principais processos que pautam a atividade da empresa: o “process landscape”.

Trata-se de uma metodologia que assume a forma de um diagrama – que pode ser impresso e afixado nas paredes da empresa – e que permite entender os principais processos de trabalho da empresa, revelando as relações que se estabelecem entre fornecedores e clientes e quais os departamentos/funções que, no seio da organização, recebem inputs e fornecem outputs. Dele fazem parte cinco elementos-chave: 

  • Fornecedores: revela quem são os fornecedores – externos e internos – da organização;
  • Input: traduz aquilo que a organização recebe – os seus inputs – e que se pode consubstanciar em produtos, serviços e/ou documentos;
  • Processo: revela a forma como o trabalho flui para transformar inputs em outputs;
  • Output: o que a organização produz – produtos, serviços e documentos.
  • Clientes: definição de quem são os clientes – internos e externos – da organização ou equipas. 

Neste esquema visual é perfeitamente visível o que a organização produz (produtos e serviços) – outputs – e quais os seus clientes; o que a organização recebe – inputs – e quais os seus fornecedores; e quais os processos que pautam a transformação de inputs em outputs, ou seja, como o trabalho flui internamente. 

O “process landscape” deve ser desenhado pela gestão da empresa em parceria com os colaboradores que estão na frente das operações e assume-se como a primeira abordagem para identificar e priorizar os principais processos que devem ser alvo de melhoria. 

Este esquema visual confere aos colaboradores uma visão panorâmica e de 360º de todos os processos que pautam a atividade da organização e ajudam a transmitir uma clara perceção de quais são os requisitos necessários para cada input e output, quais são as desconexões aparentes que surgem no dia-a-dia de trabalho – “O que é que estamos a produzir que não é utilizado?” – e quais são as interfaces e conexões mais críticas – “O que é que se falhar é muito grave?”. 

 

[Este post foi originalmente publicado em www.dinheirovivo.pt]

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