A aquisição de materiais nas empresas - desde matérias-primas diversas, bens consumíveis até ao material de economato - deve ser um processo natural, simples e ágil.

No entanto, é frequente encontrarmos organizações onde a gestão desta área é levada a cabo de forma empírica e muito dependente de pessoas, culminando normalmente em duas situações indesejadas: stock em excesso e registo de ruturas. Em situações limite, chegamos ao ponto de termos muito do que não precisamos e não termos realmente aquilo que nos faz falta no momento. A boa notícia é que a gestão deste processo pode ser simplificado em qualquer âmbito e independentemente do setor. 

A aplicação do sistema Kanban – palavra de origem japonesa e que significa “cartão” – assume-se como uma excelente forma de normalizar a aquisição de materiais. Este elemento pode assumir um formato físico ou eletrónico e é representativo da necessidade de uma ordem de encomenda de material para um determinado fornecedor. Com um custo de implementação residual no caso da versão física, este sistema tem a vantagem de se poder aplicar a diferentes setores: desde ambiente de fábrica, armazéns, hospitais até escritórios e, no limite, em ambiente residencial.

Passando à sua implementação, há, desde logo, um conjunto de informações básicas que têm de constar no Kanban, nomeadamente: identificação (e código) do material, identificação do seu fornecedor, ponto de encomenda e quantidade a encomendar. O componente em apreço deverá ser encomendado quando o stock atinge o nível de reaprovisionamento, patamar que contempla um stock de segurança que assegura a disponibilidade do produto enquanto a encomenda não chega. 

Como resultado deste processo – que se revela simples, rápido, seguro, transparente e sem dependência de pessoas -, alcança-se um estádio de sincronização entre a procura e o abastecimento, registando-se um ciclo contínuo de reabastecimento logístico. A normalização do stock permite, por isso, que o produto esteja sempre disponível no ponto de uso.

[Este post foi originalmente publicado em www.dinheirovivo.pt]