Cinco passos para tornar o arquivo organizado

Cinco passos para tornar o arquivo organizado

Quantas vezes é que já se sentiu frustrado por não conseguir encontrar determinado documento essencial para resolver uma situação inesperada e que necessita de uma resolução imediata? 

Este facto quotidiano deve-se à falta de organização documental, mais conhecida na gíria administrativa por “papelada”, que afeta milhares de organizações, sobretudo entidades de grandes dimensões e mais burocráticas, como é o caso das autarquias, hospitais ou instituições do setor bancário e dos seguros. 

No momento em que, mais do que nunca, a informação se assume como um recurso estratégico fundamental, a realidade mostra-nos que são inúmeras as organizações que se deparam com desregrados sistemas e formatos de documentação, ausência de regras e de responsabilidades pelo arquivo. A este nível, há também que ter presente a necessidade de se proceder à destruição de informação desnecessária, algo que, ao não ser feito, contribui para o crescimento massivo do arquivo que, por seu turno, conduzirá à falta de espaço e infra-estruturas para o efeito. Todos estes fatores, conjugados, elevam o grau de dificuldade na procura de determinados documentos e informações que, por sua vez, dão origem a tempos de resposta bem mais elevados do que seria suposto. 

Os factos mostram que não faltam razões para as empresas procederem à implementação de um método de arquivo eficaz, que lhes permita tirar o máximo partido da informação armazenada. Se não, vejamos: 

  • A ausência de um conceito de organização para o sistema de arquivo vai sobrecarregá-lo face à quantidade de informação a tratar. A pesquisa tornar-se-á mais difícil, o espaço reduzido, a produtividade diminuirá e a desmotivação e stress aumentarão.
  • O tratamento da informação – um processo que pressupõe a seleção, classificação, organização e arquivo – consome, em média, 25 por cento do tempo de trabalho disponível, um indicador revelador do desperdício que está subjacente à existência de um sistema de arquivo ineficiente;
  • Um arquivo ineficaz compromete o tempo, a velocidade e a qualidade com que as tarefas são desenvolvidas. Consequentemente, aumenta a desmotivação da equipa e compromete os tempos de resposta na execução de tarefas. 

Seguem-se, por isso, cinco passos que prometem transformar o emaranhado de papelada que vulgarmente se acumulam nos locais mais recônditos num conjunto documental funcional, organizado, seletivo, acessível e eficaz, ao qual podemos apelidar de arquivo:

 

1. Listar os vários documentos existentes na área de trabalho e validar a necessidade da sua existência;

2. Aferir a legislação em vigor no que concerne aos tempos de arquivo obrigatório para cada tipo de documento;

3. Categorizar o arquivo de acordo com a frequência de utilização, o número de utilizadores, o tamanho do documento: – “Pastas Suspensas” – documentos com elevada frequência de arquivo e consulta, de volume e organização flexível; – “Dossiês” – arquivo permanente de média frequência de consulta. – Caixas de Arquivo – documentos de muito baixa frequência de utilização. Trata-se de um arquivo dito inativo.

4. Definir regras de arquivo por tipo de documento necessário (responsabilidades, tempo em arquivo vivo, tempo ao fim do qual o arquivo deve ser destruído, método de destruição, etc);

5. Criar normas de identificação do arquivo recorrendo à utilização da gestão visual.

 

Depois de criadas as normas, e por forma a manter as boas práticas, há que ajustar, sempre que necessário, o standard de arquivo pré-definido de acordo com as novas necessidades. Das boas práticas de gestão e manutenção de um arquivo seletivo faz, de igual modo, parte a destruição de informação desnecessária, nomeadamente o cumprimentos dos timmings findos os quais se deve proceder à eliminação de determinados documentos.

A implementação de um eficaz método de arquivo terá impacto imediato na redução do tempo dispendido na procura de documentos, um facto que, automaticamente, contribuirá para uma maior motivação das equipas. As organizações tornar-se-ão mais transparentes, libertarão mais espaço e verão, por isso mesmo, reduzido o volume de custos. 

 

[Este post foi originalmente publicado em www.dinheirovivo.pt]

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