Os erros e a elevada variabilidade no resultado de execução de uma tarefa estão, na esmagadora maioria dos casos, diretamente associados à ausência de normas comungadas por todos os colaboradores no seio da mesma organização.

Teoricamente, a mesma atividade pode ser realizada das mais variadas formas e feitios. Na prática, porém, para garantirmos o mesmo resultado nos processos tem de existir normalização, na medida em que apenas os processos consistentes, isto é normalizados, nos levam a resultados consistentes. 

O estabelecimento e a adoção de normas garante a referida estabilidade de processos e procedimentos e previne a ocorrência e reincidência de erros. Paralelamente, as normas contribuem para a preservação do conhecimento, ao evitar que o “saber fazer” fique circunscrito a quem domina a tarefa. Assumem-se, igualmente, como linhas de orientação que facilitam a delegação de tarefas, independentemente das alterações que possam ocorrer na organização. A normalização das tarefas reveste-se da maior importância quando é chegado o momento de contratar novos colaboradores, na medida em que facilita a formação do novo elemento.

A criação de normas deve obedecer a critérios muito específicos. Desde logo, devem ser simples, acessíveis e de fácil interpretação. Cada norma tem de ser única: não pode existir mais do que uma forma de fazer algo em determinado momento. Além disso, é fundamental que este processo envolva os colaboradores que a conhecem. As normas devem, também, recorrer a elementos visuais. 83 por cento da informação é assimilada pelo ser humano através da visão, números que reforçam a necessidade de recorrer a imagens e gráficos. Elencamos as sete regras de ouro para o processo de normalização: 

1. Identificar as principais atividades desenvolvidas em cada área de trabalho;

2. Priorizar cada tarefa por ordem de importância;

3. Definir, para cada uma das atividades principais, quem vai participar no desenvolvimento da norma;

4. Observar o processo atual e identificar diferenças entre os modos de realização da atividade;

5. Construir a norma de uma forma visual;

6. Treinar as pessoas segundo a nova norma;

7. Monitorizar; 

Para aqueles que praticam a receita para a normalização de tarefas, estão reservadas tarefas bem sucedidas, com menor número de erros e, por isso, com resultados mais consistentes. Paralelamente, e no que toca à execução de tarefas, assiste-se a uma menor dependência de pessoas e vê-se simplificada a integração de novos colaboradores. Com tantas vantagens, é caso para dizer: “Não deixe para amanhã o que pode normalizar hoje!”

[Este post foi originalmente publicado em www.dinheirovivo.pt]