Recebe dezenas de e-mails por dia? Este artigo é para si

Recebe dezenas de e-mails por dia? Este artigo é para si

Nos dias que correm já praticamente ninguém sobrevive sem utilizar o correio eletrónico. No entanto, se a sua utilização não for bem gerida, em vez de ajudar e simplificar processos, pode muitas vezes ter o efeito contrário.

O cenário de excesso de informação na caixa de correio é algo quotidiano para milhares de pessoas. É muito comum encontrarmos informação em duplicado, termos dificuldades em efetuar pesquisas ou simples consultas e depararmo-nos com pouco espaço disponível na caixa de e-mail. Todos estes sinais de falta de organização conduzem a um sentimento de stress e frustração e a um aumento do consumo de tempo na gestão dos e-mails, precisamente porque a situação não está a ser bem gerida. 

A resolução deste problema exige somente a criação de standards e disciplina. Uma das regras de ouro consiste, desde logo, em efetuar arquivo de forma organizada, guardando as mensagens eletrónicas antigas que não possam ser apagadas, e eliminar, sem medo, os e-mails sem importância mantendo apenas na inbox os não lidos ou pendentes de resposta, evitando assim o uso do scroll.

Para que estas dicas sejam implementadas sem dificuldade, será muito útil definir uma estrutura para arrumação das pastas e apostar igualmente na normalização quer do assunto dos e-mails quer da estrutura do corpo da mensagem. Este padrão rapidamente nos permitirá identificar a ação ou a necessidade de resposta em determinado e-mail, quer pelo assunto que lhe está associado quer pela forma como o e-mail está escrito (o recurso a bullets ou tabelas facilita a transmissão de determinadas informações). Impõe-se igualmente a criação de uma matriz de comunicação que terá como objetivo definir a lista de destinatários de cada tipo de e-mail, de modo a diminuir a sobrecarga do número de mensagens. 

Estas normas e boas práticas estabelecidas têm de ser partilhadas com todos os envolvidos, garantindo-se que estão acessíveis e visíveis, de modo a assegurar que a nova organização será mantida. Para aqueles que recebem mais de 30 e-mails por dia, sugere-se especificamente a criação de ferramentas de pesquisa eficazes na inbox e a realização do encaminhamento automático dos e-mails para as pastas, evitando a passagem manual. A título de exemplo, poderá reencaminhar os e-mails em que surge em CC para uma determinada pasta, à qual voltará mais tarde depois de tratadas as prioridades. A correta utilização do correio eletrónico será geradora de factos positivos, como o aumento de produtividade, facilidade na localização de informação, menor stress e maior motivação. 

 

[Este post foi originalmente publicado em www.dinheirovivo.pt]

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