Cumprimento de orçamentos e prazos: Como passar da teoria à prática?

Cumprimento de orçamentos e prazos: Como passar da teoria à prática?

Um dos tópicos incontornáveis num plano de gestão de um projeto de Inovação e Desenvolvimento - quer seja um novo produto, fábrica, software, evento, negócio ou serviço - é o cumprimento de prazos e orçamentos. E mais incontornáveis são quando a derrapagem financeira se torna uma certeza e os prazos são largamente ultrapassados. 

Desafortunadamente, trata-se de uma realidade muito comum e que afeta entidades públicas e privadas, praticamente sem exceção. As derrapagens nas obras públicas são já consideradas uma tradição que aporta inúmeros riscos e encargos excessivos para o Estado. A falta de planeamento e a realização de projetos deficientes e elaborados à pressa são algumas das causas que estão na origem daquilo que se tornou uma prática generalizada em Portugal. E não só. Segundo um estudo do jornal El País, Espanha pagou, entre 2008 e o início de 2014, 10 mil milhões de euros por derrapagens em obras públicas, o equivalente aos cortes na educação e na saúde públicas impostos pelo Governo Rajoy no ano de 2012. 

Reuniões não produtivas, fraco conhecimento do mercado/público-alvo ou o tempo perdido a refazer tarefas ligadas ao projeto (retrabalho) constituem apenas algumas das causas desta problemática. Não raras vezes nos deparámos também com um excesso de requisitos ou especificações e demasiada burocracia na gestão dos projetos, fatores que contribuem, igualmente e em larga escala, para a demora da sua concretização. Os recursos que estão muitas vezes sobrecarregados e os atrasos por parte dos fornecedores são outras razões a acrescentar a esta lista. A boa notícia é que, depois de analisado e desmontado o que está na origem do problema, os factores acima podem ser exterminados, tendo sempre em vista a implementação e concretização de um projeto com outputs de qualidade, dentro do budget e cumprindo os prazos previstos. 

Importa desde logo definir os objetivos a que o projeto se propõe, bem como o seu âmbito, os recursos que lhe estarão alocados e os marcos acordados com o cliente. Segue-se o planeamento do trabalho por fases, com pontos de controlo da qualidade definidos, assim como a otimização de tarefas entre as diferentes etapas. Efetuar um plano de trabalho semanal, integrando a avaliação da semana anterior e o planeamento da semana seguinte, com análise de todos os aspetos do projeto, é igualmente crucial. Neste contexto, haverá possibilidade de clarificar requisitos e funcionalidades, bem como de analisar e eliminar os constrangimentos detetados. A gestão visual dos projetos é outra das técnicas recomendadas, implicando a criação de um espaço visual – um local de controlo de projeto que segue o conceito de um centro de controlo de missão ou de sala de guerra (designado de espaço Obeya) -, onde deverão ser implementadas reuniões diárias para gestão e análise contínua do projeto em apreço. Maior visibilidade do projeto, aumento da motivação e do envolvimento da equipa, resolução facilitada dos problemas, consequente melhoria das métricas ou aumento de produtividade no desenvolvimento são apenas alguns dos benefícios que advirão da implementação destes passos.

 

Problema:

  • Ciclos de retrabalho de projeto;
  • Reuniões não produtivas;
  • Fraco conhecimento dos clientes/público-alvo;
  • Excesso de requisitos ou especificações;
  • Excesso de burocracia na gestão de projeto;
  • Recursos sobrecarregados;
  • Fornecedores atrasados. 

 

Solução:

  • Definição de objetivos, âmbito, recursos e milestones acordados com o cliente (início do projeto);
  • Plano de fases com pontos de controlo da qualidade definidos;
  • Otimização de tarefas entre fases;
  • Plano de trabalho semanal: avaliação da semana anterior e planeamento da semana seguinte;
  • Análise e eliminação de constrangimentos;
  • Clarificação de requisitos e funcionalidades;
  • Gestão visual: Espaço Obeya para controlo do projeto;
  • Reunião diária no espaço Obeya. 

 

Benefícios

  • Projetos realizados dentro do prazo;
  • Cumprimento do orçamento;
  • Cliente satisfeito;
  • Equipas de projeto motivadas e envolvidas;
  • Criação de conhecimento útil;
  • Aumento da produtividade das equipas. 

 

[Este post foi originalmente publicado em www.dinheirovivo.pt]

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