Já alguma vez guardou um ficheiro informático e depois sentiu dificuldades para o voltar a encontrar? Muito provavelmente a resposta será "sim". Afinal de contas, este é um problema comum, que afeta diariamente milhões de utilizadores e que, na esmagadora maioria dos casos, se fica a dever à falta de organização do computador pessoal e pastas partilhadas. 

A “desorganização digital” revela-se das mais diversas formas, desde pastas armazenadas sem uma estrutura lógica associada, ficheiros duplicados e sem designações normalizadas, até desktops confusos que dificultam a simples tarefa de encontrar algo que está mesmo à frente dos nossos olhos. 

Enquanto ferramenta vital para o dia-a-dia de trabalho de milhões de profissionais, a organização dos computadores é crucial, na medida em que eleva a velocidade de processamento do equipamento e contribui para a otimização do tempo de busca de ficheiros. Para evitar esforços redobrados na recuperação dos ficheiros – que, consequentemente, originam stress e reduzem os níveis de produtividade pessoal – é fundamental pensar a organização numa lógica de pesquisa futura. Assim, devemos começar por organizar ficheiros, pastas e atalhos por categorias, evitar excessivos níveis de pasta, definir um critério transversal à nomeação dos ficheiros – abdicando de nomenclaturas “novo”, “antigo” ou “versão final” – e, por fim, normalizar o layout do desktop.

Além de facilitar o próprio quotidiano laboral – seja através da libertação de espaço em disco, aumento da velocidade de resposta e da localização imediata dos ficheiros pretendidos -, a organização do ambiente digital facilita o acesso por parte de outros profissionais a ficheiros armazenados e partilhados em rede.

Problemas:

• Tempo despendido para localização de ficheiros;
• Desmotivação e stress causados pela baixa produtividade;
• Ficheiros armazenados sem estrutura lógica associada;
• Ficheiros duplicados;
• Lento processamento do equipamento;
• Falta de normalização na designação dos ficheiros.

Solução:

• Orientar para estrutura numa lógica de pesquisa futura;
• Organizar ficheiros, pastas e atalhos por categorias;
• Evitar excessivos níveis de pastas;
• Definir um critério de nomeação dos ficheiros (nomes dos ficheiros devem facilitar a ferramenta de pesquisa)
• Abdicar da nomenclatura “novo”, “antigo” ou ” “versão final” (sempre que necessário, optar por nomear diferentes versões do ficheiro com letras ou colocando a data);
• Normalização do layout do desktop. 

Benefícios

• Localização imediata dos ficheiros necessários;
• Redução dos níveis de stress e aumento de produtividade pessoal;
• Facilidade de partilha de informação;
• Libertação de espaço em disco;
• Aumento da velocidade do equipamento.

[Este post foi originalmente publicado em www.dinheirovivo.pt]